Service Business के लिए TallyPrime — Consultants, Agencies और Professionals का Setup

Service business में stock नहीं होता, इसलिए लोग सोचते हैं accounting आसान है — पर असल में TDS कटौती, advance, retainers और client-wise profit इसे उतना ही tricky बना देते हैं। TallyPrime में Accounting Invoice, cost centres, bill-wise outstanding और TDS receivable ledger से consultant, agency या professional firm का पूरा हिसाब साफ़ रखा जा सकता है।

हमारी book TallyPrime 7.0 सम्पूर्ण मार्गदर्शिका का अध्याय 21 पूरा service organisation पर है — CA firm, IT company, architect, coaching, event management जैसे उदाहरणों के साथ। यहाँ उसी का practical checklist है, खासकर digital agencies, consultants और freelancers के लिए।

Service business के लिए TallyPrime features

ज़रूरत	Feature	Guide
Service bill (बिना item)	Sales voucher — Accounting Invoice mode	Invoice modes
Client / project-wise profit	Cost Centres (और Cost Category)	Cost Centre
कौन सा bill बाकी है	Bill-wise details, credit period	Bill-wise details
Advance / retainer पहले लेना	Receipt with Advance reference	Advance receipt GST
Monthly same bill	Duplicate voucher	Duplicate voucher
Freelancer / vendor पर TDS	TDS feature (F11)	TDS Payable ledger

Typical ledgers — service firm के लिए

Ledger	Group	Note
Consultancy / Service Income	Sales Accounts या Direct Incomes	Service type-wise अलग ledger रखें
Output CGST / SGST / IGST	Duties & Taxes	Client दूसरे state में हो तो IGST
TDS Receivable	Current Assets / Loans & Advances	Client द्वारा काटी गई TDS
TDS Payable	Duties & Taxes	आपने freelancer से काटी TDS
Professional / Freelancer Fees	Direct या Indirect Expenses	Project से जुड़ा हो तो Direct
Software subscriptions, Ad spend (client का)	Expenses / reimbursable	Client को re-bill करना हो तो अलग ledger
Advance from Clients	Current Liabilities	काम पूरा होने तक

Billing और receipt का flow

Invoice — F8 Sales, Ctrl+H से Accounting Invoice; client ledger, service income ledger, GST ledgers। Narration में period/project लिखें।
Cost centre allocation — income को client/project के cost centre में डालें।
Receipt — client ₹1,00,000 के bill पर 10% TDS काटकर ₹90,000 (GST अलग से, उदाहरण मात्र) भेजे, तो Receipt में Bank Dr ₹90,000, TDS Receivable Dr ₹10,000, client Cr — bill reference के साथ। TDS की rate और section नए Income-tax Act के हिसाब से CA से confirm करें।
Freelancer payment — उसका bill Journal/Purchase से, TDS लागू हो तो TDS Payable में, फिर बाकी का payment।

Reports जो service owner को देखनी चाहिए

Report	क्यों
Bills Receivable (ageing)	Service business की सबसे बड़ी समस्या — देर से payment
Cost Centre Break-up	कौन सा client/project कितना कमा रहा है
TDS Receivable ledger	साल भर की कटी TDS — 26AS/AIS से मिलान
Profit & Loss (monthly)	Salary और software cost के बाद असल margin
GSTR-1 / GSTR-3B	Output GST और ITC

Agency चलाने वाले एक client ने हर client का cost centre बनाया तो पता चला कि सबसे बड़ा client, freelancer और revisions की cost के बाद लगभग zero margin दे रहा था। Report के बिना यह कभी नहीं दिखता।

GST points — services में

SAC code हर service income ledger पर सही रखें — HSN/SAC code guide।
Advance पर GST — services में advance मिलते ही GST की liability बनती है।
RCM — कुछ services (जैसे advocate fees, कुछ cases में GTA) पर GST आपको reverse charge में भरना पड़ता है: RCM in TallyPrime।
Export of services — विदेशी client हो तो LUT के साथ बिना GST: Export with LUT।

कब custom TDL मदद करती है

Professional invoice format (logo, bank details, payment link), timesheet-based billing, client-wise retainer reminder, या partner-wise revenue dashboard — ये standard में नहीं हैं। इनके लिए custom invoice format या TDL customization देखें।

Common Mistakes

TDS को discount या bad debt में डालना

कटी हुई TDS आपका पैसा है जो tax में adjust होगा। हमेशा TDS Receivable ledger में डालें।

Advance को income में डाल देना

काम शुरू नहीं हुआ और income दिख गई — P&L गलत। Advance पहले Advance reference से, invoice बनने पर adjust।

Personal और business खर्च मिलाना

Freelancer/proprietor अक्सर एक ही bank से सब खर्च करते हैं। Personal खर्च Drawings में डालें — देखें Drawings ledger।

FAQ

Service business mein stock item banana zaroori hai kya?

नहीं। Service invoice Accounting Invoice mode में बनता है — सिर्फ़ service income ledger, GST ledgers और amount। SAC code service income ledger या GST rate setup में डाला जाता है।

Client ne TDS kaat liya, entry kaise karein?

Receipt में मिली रकम bank में और कटी हुई TDS को TDS Receivable ledger (Current Assets) में डालें, ताकि client का bill पूरा clear हो। साल के अंत में यह TDS आपकी income tax liability से adjust होती है; Form 26AS या AIS से मिलान ज़रूर करें।

How do I see client-wise or project-wise profit in TallyPrime?

हर client या project का cost centre बनाएं और income तथा उससे जुड़े खर्च (freelancer fees, travel, ad spend) उसी cost centre में allocate करें। Cost Centre Break-up report से हर client का margin दिखता है।

Har mahine same retainer bill kaise banayein?

पिछले महीने का invoice duplicate करके date और period बदलना सबसे तेज़ तरीका है। Voucher numbering automatic रखें ताकि number अपने आप अगला आए।

क्या professionals को GST registration चाहिए?

यह आपके turnover और service के प्रकार पर निर्भर है। Threshold से कम turnover वाले कई professionals को registration ज़रूरी नहीं, पर interstate या कुछ विशेष services में नियम अलग हैं। अपने CA से confirm करें।

Agency या consultancy के लिए TallyPrime setup — client-wise cost centres, TDS और invoice format — हम करवा देते हैं।

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