Pharma और Medical Business के लिए TallyPrime — Batch, Expiry और Free Quantity

Pharma business में सबसे बड़ा नुकसान expiry से होता है — और TallyPrime की batch-expiry tracking इसे रोकने का सबसे आसान तरीका है। हर purchase में batch, mfg date और expiry डालिए; billing में TallyPrime batches उनकी expiry के साथ दिखाएगा, और Stock Ageing Analysis बताएगी कि कौन सा माल जल्द expire होने वाला है।

Medical store, pharma distributor (stockist/C&F) और छोटी pharma manufacturing units — तीनों में हमने देखा है कि expiry का हिसाब ज़्यादातर रजिस्टर या दिमाग़ में रहता है। नतीजा: रैक के पीछे पड़ी दवाइयाँ expire, supplier return की समय-सीमा निकल जाती है, और नुकसान सीधे profit से जाता है।

Pharma के लिए TallyPrime features

ज़रूरत	Feature / Setting	Guide
Batch और expiry	F11: Enable Batches, Maintain Expiry Dates for Batches	Batch & Expiry
Scheme / free quantity	Separate actual और billed quantity	नीचे देखें
Stockist / retailer / hospital rate	Price Levels + Price List	Price List
Counter billing (medical store)	POS Invoice	POS Invoice
Expired / damaged return	Debit Note / Credit Note batch-wise	Debit Note
Barcode से दवा चुनना	Barcode scanner	Barcode

Stock item setup — एक दवा का सही master

Field	क्या डालें
Name	Brand + strength + pack, जैसे “Paracetamol 500 Strip 10”
Under (Stock Group)	Company/manufacturer-wise या category-wise (Tablets, Syrups)
Units	Strip, Bottle, Box; ज़रूरत हो तो alternate unit (Box = 10 Strip)
Maintain in batches / Use expiry dates	Yes / Yes; mfg date चाहिए तो Track date of manufacturing = Yes
HSN, GST rate	दवा के हिसाब से; GST 2.0 के बाद rates दोबारा check करें — GST rate setup

एक ही दवा के अलग-अलग pack size हों तो अलग item बनाएं। “सभी strengths एक item में” रखने से batch-wise stock कभी सही नहीं मिलेगा।

Daily workflow

Purchase — F9 में हर item के लिए batch number, mfg date, expiry, quantity और rate। Scheme हो तो actual qty (11) और billed qty (10) अलग।
Sale — F8 या POS में item चुनते ही batches की list expiry के साथ आती है; हमेशा पहले expire होने वाला batch (FEFO) चुनें।
Near-expiry check — हर महीने Stock Ageing Analysis में expiry के हिसाब से batches देखें।
Return — expired/breakage माल supplier को Debit Note से, उसी batch के साथ।

Ledgers जो pharma में लगते हैं

Purchase / Sales — GST rate-wise या एक-एक ledger (rate item पर हो तो)।
Input / Output GST — GST ledgers बनाना।
Expiry Loss / Breakage — supplier जो expired माल वापस नहीं लेता, उसका write-off।
Discount Allowed / Received, Cash Discount — distributor trade में आम।
Party ledgers — bill-wise on, credit period के साथ; chemists को उधारी आम है — Bill-wise details।

Reports जो pharma owner को देखनी चाहिए

Report	क्यों
Stock Ageing Analysis (batch-wise)	Expired और जल्द expire होने वाले batches
Stock Summary (batch-wise drill down)	किस batch का कितना stock बचा
Reorder Status	Fast-moving दवा out of stock न हो
Bills Receivable	Chemists और hospitals से वसूली
GSTR-1 HSN summary	HSN-wise बिक्री सही जा रही है या नहीं — HSN summary

GST points

दवाओं पर अलग-अलग rate और कुछ पर छूट हो सकती है — item-wise HSN और rate ही सबसे सुरक्षित तरीका है।
Free quantity वाले scheme में invoice value पर GST लगता है; billing quantity और actual quantity सही रखें ताकि ITC और stock दोनों ठीक रहें।
Expired माल supplier को लौटाने पर Debit Note/Credit Note से GST adjust होता है: Purchase return / Debit note।
Rate और छूट की exact स्थिति अपने CA से confirm करें, खासकर GST 2.0 के बाद।

कब custom TDL काम आती है

Invoice पर Drug License number और batch-expiry columns अपनी पसंद के format में, Schedule H/H1 register, near-expiry alert, या MR/area-wise sales report — ये pharma में आम माँग हैं। इनके लिए TDL customization या custom invoice format देखें।

Common Mistakes

Billing में कोई भी batch चुन लेना

नया batch पहले बिक गया तो पुराना रैक में expire होगा। हमेशा FEFO — सबसे पहले expire होने वाला batch पहले।

Free quantity को zero rate की अलग line में डालना

Stock तो आ जाता है पर average cost और scheme analysis बिगड़ते हैं। Actual और billed quantity के अलग columns use करें।

Expiry return बिना batch के करना

Books में expired batch पड़ा रहता है और अच्छा batch घट जाता है। Return में वही batch चुनें जो लौटाया गया।

FAQ

TallyPrime mein batch aur expiry kaise chalu karein?

F11 (Features) में Enable Batches और Maintain Expiry Dates for Batches को Yes करें, फिर हर दवा के stock item में Maintain in batches और Use expiry dates को Yes रखें। Purchase में हर batch का number, mfg date और expiry डालें।

Expire hone wali dawaiyon ki list kaise dekhein?

Stock Ageing Analysis report batch-wise बताती है कि कौन से batch expire हो चुके हैं या जल्द होने वाले हैं। हर महीने की शुरुआत में यह report देखकर supplier को return या scheme planning करें।

How do I record free quantity (scheme) in TallyPrime?

F11 में actual और billed quantity के अलग columns चालू करें। Actual quantity में कुल आया माल (जैसे 11) और billed quantity में जिसका पैसा लगा (जैसे 10) डालें, तो stock 11 बढ़ता है और amount 10 का बनता है।

Expired dawai supplier ko wapas bhejne ki entry?

Debit Note (या Purchase Return voucher) में वही item और वही batch चुनें, quantity और rate डालें। इससे stock उस batch से घटता है और supplier का balance कम होता है; GST impact भी सही बनता है।

क्या invoice पर Drug License number छप सकता है?

Company और party details में अतिरिक्त जानकारी डाली जा सकती है, पर DL number को invoice format में तय जगह पर छापने के लिए अक्सर छोटा TDL customization लगता है।

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