Contractors के लिए TallyPrime — Site-wise Job Costing, TDS और Retention

Contractor के लिए सबसे ज़रूरी सवाल है — “कौन सी site पैसा कमा रही है और कौन सी डुबो रही है?” TallyPrime में हर site का cost centre और godown बनाकर यह जवाब हर दिन मिल सकता है। साथ में client की काटी TDS, sub-contractor पर आपकी TDS और retention money के अलग ledgers हों तो पूरा हिसाब साफ़ रहता है।

Civil, electrical, plumbing, interior या fabrication — हमारे contractor clients की सबसे आम शिकायत है कि project खत्म होने के बाद ही पता चलता है कि उसमें घाटा हुआ। वजह: सारे खर्च एक “Labour” और एक “Material” ledger में जाते हैं, site-wise बँटते ही नहीं। हमारी book TallyPrime 7.0 सम्पूर्ण मार्गदर्शिका के अध्याय 9 (Cost Centre) और अध्याय 14–15 (TDS) इस setup की नींव हैं।

Contractors के लिए TallyPrime features

ज़रूरत	Feature	Guide
Site / project-wise costing	Cost Category (Projects) + Cost Centres	Cost Centre
Site पर material	Godown per site + Stock Journal	Stock Journal
Running bills / RA bills	Sales — Accounting Invoice mode	Invoice modes
Sub-contractor TDS	TDS feature, TDS Payable	TDS Payable
Client की काटी TDS	TDS Receivable ledger	TDS Receivable
Mobilisation advance	Advance from customer	Advance from Customer

Setup checklist

Cost Category “Projects” और हर site का Cost Centre (जैसे “Site – Vaishali Nagar Villa”)।
Godowns — Main Store और हर site का godown।
Expense ledgers में cost centre applicable = Yes (expense/income ledgers में आमतौर पर default रहता है)।
TDS — F11 में TDS चालू, sub-contractor ledgers में TDS details।
Party ledgers — clients bill-wise on, ताकि हर RA bill का बाकी दिखे।

Typical ledgers — contractor के लिए

Ledger	Group	Note
Contract Receipts / Works Contract Income	Sales Accounts	Running bills इसी में
Labour Charges, Sub-contract Charges	Direct Expenses	Site cost centre के साथ
Material Purchase (cement, steel, wire)	Purchase Accounts	Stock item के साथ या बिना
Machinery Hire, Site Transport	Direct Expenses	Site-wise allocate
Retention Money Receivable	Current Assets (या Loans & Advances)	Client ने रोकी रकम
Security Deposit (tender/EMD)	Deposits (Asset)	वापस मिलने वाली रकम
TDS Receivable / TDS Payable	Current Assets / Duties & Taxes	दोनों तरफ़ की TDS

Running bill की receipt — एक उदाहरण

Sharma Constructions ने client को RA Bill-3 ₹5,00,000 (+GST) का दिया। Client ने TDS ₹10,000 (मान लीजिए 2%) और retention 5% यानी ₹25,000 रोककर बाकी bank में भेजा। Receipt में:

Particulars	Dr / Cr
Bank A/c	Dr — मिली हुई रकम
TDS Receivable	Dr ₹10,000
Retention Money Receivable	Dr ₹25,000
Client (Agst Ref: RA Bill-3)	Cr — bill की पूरी रकम

TDS और retention किस amount पर (GST सहित या बिना) काटे गए, यह contract और client के तरीके पर निर्भर है — client के TDS certificate से मिलाएं। TDS rate और section नए Income-tax Act के हिसाब से अपने CA से confirm करें।

Reports जो contractor को देखनी चाहिए

Cost Centre Break-up / Category Summary — हर site की income और खर्च।
Godown-wise Stock Summary — किस site पर कितना material बचा है।
Bills Receivable — कौन सा RA bill कितने दिन से बाकी।
Retention Money Receivable ledger — project-wise रुकी रकम; defect liability period खत्म होते ही follow-up।
TDS Receivable — साल भर की TDS, Form 26AS/AIS से मिलान।

GST points

Works contract की rate contract के प्रकार पर निर्भर है और GST 2.0 के बाद कई बदलाव हुए — हर contract के लिए CA से confirm करें।
सरकारी विभाग को बिल पर GST TDS भी कट सकती है (income-tax TDS से अलग): TDS/TCS under GST।
Mobilisation advance पर GST liability का समय समझें: Advance receipt GST।
Material और sub-contract पर ITC लें, पर ineligible ITC वाले मामलों से बचें।

कब custom TDL काम आती है

RA bill का measurement-wise format (BOQ item, previous qty, current qty), site-wise budget vs actual, या labour attendance से wages — ये standard में नहीं हैं। इनके लिए custom MIS reports या TDL customization देखें।

Common Mistakes

Retention को discount या खर्च में डालना

Retention आपका पैसा है जो बाद में मिलेगा। इसे अलग Retention Money Receivable ledger में रखें।

Cost centre allocation छोड़ देना

एक भी site का खर्च बिना allocation गया तो site-wise profit गलत। हर labour, material और transport entry में site चुनें।

Sub-contractor पर TDS न काटना

बाद में interest, disallowance और notice का risk। Ledger में TDS details पहले से set करें ताकि bill बुक करते ही TDS कटे।

FAQ

TallyPrime mein site-wise profit kaise dekhein?

हर site या project का cost centre बनाएं (Cost Category: Projects)। Labour, material, transport और उस site का running bill उसी cost centre में allocate करें। Cost Centre Break-up report हर site की income, expense और बचत दिखाती है।

Client ne bill se TDS aur retention dono kaat liye, entry kaise?

Receipt में bank में आई रकम, TDS Receivable ledger में कटी TDS और Retention Money Receivable ledger में रोकी गई रकम डालें, सब client के उसी bill के against। Retention बाद में मिलने पर उसी ledger से clear करें।

Sub-contractor ko payment par TDS kaise katega?

F11 में TDS चालू करें, sub-contractor ledger में TDS applicable और सही nature of payment चुनें। Bill बुक करते समय TDS अपने आप calculate होकर TDS Payable में जाती है। Rate और section नए Income-tax Act के हिसाब से CA से confirm करें।

Site par pada material kaise track karein?

हर site का godown बनाएं और main store से site पर भेजा material Stock Journal से transfer करें। Site पर consume हुआ material भी उसी site के godown से घटाएं, ताकि बचा हुआ material और खपत दोनों दिखें।

क्या works contract पर GST अलग होता है?

Works contract services की GST rate और नियम contract के प्रकार (सरकारी, private, residential आदि) पर निर्भर करते हैं और GST 2.0 के बाद बदले भी हैं। हर contract की rate अपने CA से confirm करके ही service ledger में set करें।

Site-wise costing, TDS और RA bill format के साथ contractor setup चाहिए? हम आपके projects के हिसाब से TallyPrime set करते हैं।

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