उधारी वसूली के 8 Tips — TallyPrime से Receivables Collection तेज़ करें

उधारी वसूली का सबसे असरदार तरीका है system — हर bill की due date, हर हफ़्ते overdue list, तय दिनों पर reminder और भुगतान का आसान रास्ता। TallyPrime में यह सब bill-wise outstanding, ageing (F6), reminder letters, Alt+M sharing और UPI QR payment request से हो जाता है।

20 साल में हमने एक बात बार-बार देखी है: जो businesses “पता है किसका कितना बाकी है” कहते हैं, उनकी 90+ दिन की उधारी सबसे ज़्यादा होती है। याददाश्त से वसूली नहीं होती; report से होती है। हमारी book TallyPrime 7.0 सम्पूर्ण मार्गदर्शिका (अध्याय 12) की Accurate Traders case study में भी sales cycle का आख़िरी step यही है — ageing देखो, reminder भेजो।

Tip 1: पहले दिन से bill-wise और credit period

F11 → Enable Bill-wise entry = Yes, और हर customer ledger में Maintain balances bill-by-bill = Yes के साथ Default Credit Period (जैसे 30 दिन)। इसके बिना TallyPrime को पता ही नहीं कि कौन सा bill कब due है। तरीका bill-wise details guide में।

Tip 2: Receipt हमेशा सही bill पर

Receipt voucher (F6) में Agst Ref से वही invoice चुनें जिसका पैसा आया। “On Account” में डाला पैसा party का कुल balance तो घटाता है, पर पुराना bill overdue दिखता रहता है — और customer से गलत बहस होती है।

Tip 3: हर हफ़्ते ageing देखें

Alt+G → Overdue Receivables, या Outstandings → Receivables। F6 से ageing method (bill date या due date) और periods बदलें। हर bucket के लिए अलग action तय करें:

Overdue	Action	कौन
0–15 दिन	Friendly reminder, statement WhatsApp पर	Accountant
15–45 दिन	Reminder letter + phone call, payment की तारीख लिखें	Accountant / sales person
45–90 दिन	नया माल रोकें, interest का ज़िक्र	Owner
90+ दिन	Legal notice / settlement पर विचार, CA से bad debt चर्चा	Owner + CA

Tip 4: Reminder letters एक साथ

Outstandings → Group → Sundry Debtors खोलें, Ctrl+Space से customers चुनें और Reminder Letter या Ledger Outstanding चुनें। सौ customers को अलग-अलग letter टाइप करने की ज़रूरत नहीं।

Tip 5: Statement WhatsApp पर

Ledger Outstandings खोलकर Alt+M (Share) → WhatsApp या E-mail। Customer को bill-wise statement मिलता है — विवाद हो तो वहीं पता चल जाता है कौन सा bill। WhatsApp setup के लिए TallyPrime WhatsApp page देखें।

Tip 6: भुगतान आसान बनाएं — UPI QR

TallyPrime का Payment Request feature (F11 → Show more features) चालू करके merchant profile में UPI ID भरें। फिर Day Book, Ledger Vouchers या Ledger Outstandings से एक या कई transactions के लिए payment link या UPI QR बनाएं और invoice/statement के साथ print या e-mail करें। जितना आसान payment, उतनी जल्दी पैसा। इसके लिए valid license और TSS ज़रूरी है।

Tip 7: Credit limit और late payment interest

Customer ledger में F12 → Provide Credit Limits = Yes करके Specify Credit Limit भरें।
Invoice की शर्तों में interest लिखा है तो interest calculation चालू करें — reminder में “₹2,959 interest बन चुका है” लिखना “कृपया भुगतान करें” से ज़्यादा असर करता है।

Tip 8: एक नाम, एक ज़िम्मेदारी

हर बड़े customer के लिए एक व्यक्ति ज़िम्मेदार हो, और उसकी follow-up तारीख narration या एक छोटी sheet में। “सब देख रहे हैं” का मतलब है कोई नहीं देख रहा। Salesman-wise outstanding चाहिए तो वह custom ageing report से बन सकता है।

Credit period ledger में न भरना

हर bill invoice date से ही “overdue” दिखता है, या बिल्कुल नहीं। Default Credit Period हर customer में भरें, और ageing due date से देखें।

Credit note या discount का bill-wise adjust न करना

Customer कहता है “₹4,000 का return दिया था”, report में पूरा bill बाकी। Credit Note में Agst Ref से वही invoice चुनें।

बड़े customer को limit पार करने देना

एक customer डूबा तो पूरे साल का profit गया। Credit limit पार होते ही नया माल owner की मंज़ूरी से।

FAQ

TallyPrime mein overdue customers ki list kaise nikalein?

Alt+G (Go To) में Overdue Receivables टाइप करें। या Gateway of Tally → Display More Reports → Statements of Accounts → Outstandings → Receivables खोलकर F12 में Overdue Bills चुनें। इसके लिए F11 में Enable Bill-wise entry = Yes होना चाहिए।

Reminder letter TallyPrime se kaise bhejein?

Outstandings → Group खोलकर Sundry Debtors चुनें, Ctrl+Space Bar से customers select करें और Reminder Letter या Ledger Outstanding चुनें। फिर Alt+M (Share) से e-mail या WhatsApp पर भेजें।

Can customers pay by UPI QR from a TallyPrime invoice?

हाँ। F11 में Show more features के अंदर Payment Request चालू करके merchant profile में अपना UPI ID भरें। फिर transactions के लिए payment link या UPI QR code बनाकर invoice या report के साथ print, e-mail या export कर सकते हैं। इसके लिए valid license और TSS चाहिए।

Ageing bill date se dekhein ya due date se?

Customers की credit terms अलग-अलग हों तो due date से — इससे सिर्फ़ असली overdue दिखता है। सबकी credit period एक जैसी हो तो bill date भी ठीक है। TallyPrime में F6 से ageing का method और periods दोनों बदल सकते हैं।

Late payment par interest lagana chahiye?

अगर आपकी invoice या agreement की शर्तों में interest लिखा है, तो हाँ — कम से कम reminder में उसका ज़िक्र असर करता है। TallyPrime की interest calculation हर overdue bill पर दिन गिनकर ब्याज निकालती है। इस interest पर GST का treatment CA से पूछें।

उधारी की report सही नहीं आती, या automatic reminders चाहिए? हम bill-wise setup, WhatsApp sharing और payment reminder customisation करवा देते हैं।

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