Cash Flow Management — TallyPrime से पैसे की तंगी पहले कैसे पहचानें

Cash flow management का मतलब है पैसे की तंगी आने से पहले उसे देख लेना। TallyPrime में Cash Flow report पिछले महीनों में पैसा कहाँ से आया-गया दिखाती है, और Cash Flow Projection आने वाले दिनों का अनुमान — receivables और payables की due dates से। इन दोनों को overdue receivables और credit limit के साथ हर हफ़्ते देखें।

हमारे पास आने वाले owners अक्सर कहते हैं, “CA कहता है profit ₹12 लाख है, पर हर महीने salary के लिए OD से निकालना पड़ता है।” वजह लगभग हमेशा एक ही होती है — पैसा उधारी और stock में फँसा है। Profit और cash दो अलग चीज़ें हैं।

Profit vs Cash — फ़र्क कहाँ से आता है

कारण	Profit पर असर	Cash पर असर
₹5 लाख की उधारी बिक्री	पूरा profit आज	पैसा 60–90 दिन बाद
Stock ज़्यादा खरीदा	कोई असर नहीं (closing stock में)	पैसा godown में बंद
Loan की किस्त (principal)	Expense नहीं	हर महीने cash बाहर
Machine खरीदी	सिर्फ़ depreciation	पूरी रकम एक बार में
Supplier को जल्दी payment	कोई असर नहीं	Cash जल्दी बाहर

TallyPrime की 4 reports जो cash की कहानी बताती हैं

1. Cash Flow — पीछे देखने के लिए

Alt+G → Cash Flow (या Gateway of Tally → Display More Reports → Cash Flow)। महीने-वार inflow और outflow दिखता है; किसी महीने पर Enter से detail। Ctrl+H से quarterly view भी मिलता है। देखें कि किस महीने outflow inflow से ज़्यादा रहा और क्यों। हमारी book TallyPrime 7.0 सम्पूर्ण मार्गदर्शिका (अध्याय 16) में cash flow statement पढ़ना समझाया है।

2. Cash Flow Projection — आगे देखने के लिए

Alt+G → Cash Flow Projection। Financial year के बाकी दिनों के लिए यह report तीन हिस्से दिखाती है: Current Balance (bank और OD), Receivables और Payables — due dates के हिसाब से। Projection तभी सही होगा जब parties में bill-wise और credit period भरे हों।

Ctrl+B (Basis of Values) → Include Overdues = Yes: overdue bills भी जुड़ते हैं।
Include Cash Account = Yes: cash-in-hand भी गिना जाता है।
Alt+S (Set OD Limit): bank OD की limit डालें, ताकि दिखे कि आप limit के कितने पास हैं।

3. Overdue Receivables

Alt+G → Overdue Receivables — किसका कौन सा bill due date पार कर चुका है। F6 से ageing periods बदलें (30/60/90)। वसूली के तरीके हमारी receivables collection tips post में हैं।

4. Stock Ageing

90 दिन से ज़्यादा पुराना stock = बंद पड़ा cash। Alt+G → Ageing Analysis से slow items पहचानें — inventory control tips देखें।

Credit control — तंगी की जड़ पर

Credit period: Customer ledger में Maintain balances bill-by-bill = Yes और Default Credit Period (जैसे 30 दिन)। इसके बिना due date और projection दोनों अधूरे हैं — bill-wise details देखें।
Credit limit: Ledger में F12 → Provide Credit Limits = Yes, फिर Specify Credit Limit। जो customer limit पार कर चुका है, उसे नया माल देने से पहले पुराना पैसा।
Post-dated cheques: मिले हुए PDC को post-dated voucher से दर्ज करें, ताकि अगले हफ़्तों का अनुमान सही रहे।

Weekly cash routine — हर Monday 20 मिनट

Step	देखें	फ़ैसला
1	Bank + cash balance	इस हफ़्ते कितना खर्च संभव
2	Overdue Receivables	किसे call/reminder
3	इस हफ़्ते due Payables	किसे पहले देना (GST, salary, ज़रूरी supplier)
4	Cash Flow Projection (अगले 4–8 हफ़्ते)	OD या extra purchase की planning

यह सलाह हमारी book के advanced reports वाले अध्याय में भी है: हर हफ़्ते receivables और payables दोनों देखें, तो cash flow की समस्या अचानक नहीं आती।

सिर्फ़ bank balance देखकर फ़ैसले

आज balance ₹4 लाख है, पर कल ₹3.5 लाख का cheque clear होना है। Projection और due payables साथ देखें।

Receipts “On Account” में डालना

Overdue report और projection दोनों गलत हो जाते हैं। हर receipt Agst Ref से सही bill पर लगाएं।

Personal निकासी का हिसाब न रखना

Business से निकला पैसा expense में या कहीं नहीं — cash का “रहस्य” बन जाता है। Drawings ledger में हर निकासी दर्ज करें।

FAQ

Profit hai phir bhi cash kyon nahi hai?

क्योंकि profit बिक्री के समय दर्ज होता है, cash वसूली के समय आता है। उधारी लंबी हो, stock ज़्यादा पड़ा हो, या loan की किस्तें और assets की खरीद profit से हो रही हो, तो P&L में profit होते हुए भी bank खाली रहता है।

TallyPrime mein Cash Flow Projection kahan milega?

Alt+G (Go To) में Cash Flow Projection टाइप करके खोलें। यह आपके bank balances, receivables और payables की due dates से आने वाले दिनों का अनुमान दिखाता है। Ctrl+B में Include Overdues = Yes करने पर overdue bills भी जुड़ते हैं।

How do I set a credit limit for a customer in TallyPrime?

Party ledger की creation या alteration screen में F12 (Configure) से Provide Credit Limits = Yes करें, फिर Specify Credit Limit field में रकम भरें। Credit period के लिए bill-wise चालू होना चाहिए।

Bank OD limit TallyPrime mein kahan bharein?

Cash Flow Projection report में Alt+S (Set OD Limit) से, या bank OD ledger की alteration screen में। इससे projection में दिखता है कि आप limit के कितने पास हैं।

Cash flow kitne din mein review karein?

हर हफ़्ते एक बार — हमारी book की सलाह है कि हर Monday receivables और payables दोनों देखें। Monthly review बहुत देर से होता है, तब तक तंगी आ चुकी होती है।

Cash flow projection सही नहीं आ रहा, या owner के लिए weekly cash report चाहिए? हम TallyPrime में setup और ज़रूरत हो तो custom MIS बना देते हैं।

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