Ledgers

Petty Cash Ledger किस Group में बनाएं? — TallyPrime

By Prakash Kumar Bengani — Tally Expert, 20+ yrs · Updated Oct 2026

Petty Cash ledger को Cash-in-Hand group में बनाएं — वही group जिसमें main Cash ledger होता है। यह छोटे रोज़मर्रा के खर्चों के लिए अलग रखा गया नकद है, इसलिए Balance Sheet में Current Assets के अंदर दिखता है।

हमारी book TallyPrime 7.0 सम्पूर्ण मार्गदर्शिका, अध्याय 6 की Group table में Cash-in-Hand के examples “Cash, Petty Cash” दिए हैं, और अध्याय 31 में Main Cash, Petty Cash और Site Cash को Multi-Column Cash Book में साथ देखने का तरीका है।

Ledger creation (TallyPrime 7.x)

Field	Value
Name	Petty Cash (Office) — एक से ज़्यादा हों तो location लिखें
Under	Cash-in-Hand
Opening Balance	Cashier के पास उपलब्ध नकद, Dr

Cash-in-Hand के ledger में GST या bill-wise details नहीं भरनी होतीं। TallyPrime में main Cash ledger पहले से बना मिलता है — Petty Cash उसके अलावा दूसरा ledger है। Main cash की details के लिए Cash Ledger page देखें।

Imprest system कैसे चलता है

Imprest system में petty cashier को एक तय रकम (float) दी जाती है। वह vouchers/bills के साथ खर्च करता है। Period के अंत में bills जमा करके ठीक उतनी रकम वापस मिलती है जितनी खर्च हुई, ताकि float फिर पूरा हो जाए। फायदा: हर समय cash + bills = fixed float, इसलिए गड़बड़ी तुरंत पकड़ी जाती है।

Worked entry (₹10,000 float)

Date / Voucher	Particulars	Dr (₹)	Cr (₹)
1-Jul, Contra (F4)	Petty Cash	10,000
	To HDFC Bank		10,000
1–7 Jul, Payment (F5)	Staff Welfare (tea/snacks)	1,800
	Courier Charges	1,200
	Printing & Stationery	3,500
	To Petty Cash		6,500
8-Jul, Contra (F4)	Petty Cash	6,500
	To HDFC Bank		6,500

8 July के top-up के बाद Petty Cash का balance फिर ₹10,000 हो गया। अच्छी practice है कि हर खर्च की अलग Payment entry उसी दिन हो; बिल वाले खर्च पर GST input हो तो Payment voucher में GST ledger भी लें।

Common Mistakes

Petty Cash को Indirect Expenses में बनाना

पूरा float खर्च दिखेगा और Cash Book से गायब। Petty Cash = Cash-in-Hand। खर्च अलग expense ledgers में डालें।

Bank से top-up को Payment voucher में करना

दोनों तरफ़ cash/bank ledger हैं, इसलिए Contra (F4) सही voucher है।

Top-up पर सारे खर्च एक “Petty Expenses” ledger में डालना

P&L में breakup नहीं दिखेगा और GST input छूट जाएगा। हर खर्च सही ledger में post करें।

FAQ

Petty cash ledger under which group in Tally?

Cash-in-Hand, the same group as the main Cash ledger. It appears under Current Assets on the Balance Sheet.

Imprest system क्या है?

Petty cashier को एक fixed amount (जैसे ₹10,000) दिया जाता है। हफ्ते या महीने के अंत में जितना खर्च हुआ, उतनी ही रकम वापस देकर balance फिर ₹10,000 कर दिया जाता है।

Which voucher is used to transfer money from bank to petty cash?

Contra voucher (F4), because both ledgers are cash or bank ledgers. Debit Petty Cash and credit the Bank or Main Cash ledger.

Petty Cash ledger को Indirect Expenses में बना सकते हैं?

नहीं। Petty Cash पैसा है, खर्च नहीं। खर्च तब होता है जब उससे चाय, courier, stationery आदि pay होते हैं — वो खर्च अपने-अपने expense ledgers में जाते हैं।

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