Ledgers

Office Expenses Ledger किस Group में बनाएं? — TallyPrime

By Prakash Kumar Bengani — Tally Expert, 20+ yrs · Updated Oct 2026

Office Expenses ledger Indirect Expenses में बनाएं (Profit & Loss A/c)। Tea/coffee, cleaning, drinking water, छोटे-मोटे office items इसमें आते हैं। बड़े और बार-बार आने वाले heads (Printing & Stationery, Courier, Staff Welfare) के अलग ledger बनाना बेहतर है।

Custom group से साफ P&L

हमारी book TallyPrime 7.0 सम्पूर्ण मार्गदर्शिका के अध्याय 7 में “Office Running” custom group का उदाहरण है: Indirect Expenses के नीचे group बनाकर उसमें Stationery, Printing, Courier, Tea जैसे ledgers Gateway of Tally → Create → Multiple Ledgers से एक साथ बना लें। P&L में एक line दिखेगी और drill-down पर detail।

Ledger	Group
Office Expenses (general)	Indirect Expenses / Office Running
Printing & Stationery	Indirect Expenses / Office Running
Courier & Postage	Indirect Expenses / Office Running
Office Furniture, AC, Computer	Fixed Assets
Petty Cash	Cash-in-Hand

Ledger creation (TallyPrime 7.x)

Field	Value
Under	Indirect Expenses
Inventory values are affected	No
GST Applicability	Not Applicable (छोटे cash bills) / Applicable (GST bill)
Is TDS Applicable	No
Maintain balances bill-by-bill	No

Worked entry: petty cash से office खर्च

Office boy ने petty cash से tea-snacks ₹850 और cleaning material ₹650 खरीदे (Payment F5, Cash):

Particulars	Dr (₹)	Cr (₹)
Office Expenses (Indirect Expenses)	1,500
Petty Cash (Cash-in-Hand)		1,500

Staff के खाने-पीने पर लगे GST का credit आमतौर पर blocked होता है, इसलिए यहाँ GST अलग नहीं किया।

Reports में कहाँ दिखेगा

Profit & Loss A/c → Indirect Expenses → Office Expenses (या Office Running group के total में)। Custom group हो तो P&L में Alt+F5 से detailed view देख सकते हैं।

Common Mistakes

सब कुछ Office Expenses में डालना

₹5 लाख का “Office Expenses” audit में सवाल खड़े करता है। बड़े heads के अलग ledger बनाएं।

Furniture/computer की खरीद को खर्च में डालना

Asset को expense बनाने से profit कम और asset register अधूरा। Fixed Assets में डालें।

Blocked items पर GST input लेना

Food, beverages जैसे खर्च पर ITC आमतौर पर नहीं मिलता। GST cost में जोड़ें।

FAQ

Office expenses ledger under which group in Tally?

Indirect Expenses. General office running costs like tea, cleaning and small items belong to the Profit & Loss Account.

Printing & Stationery अलग ledger बनाएं या Office Expenses में?

अगर amount ठीक-ठाक है तो अलग ledger बनाएं, वो भी Indirect Expenses में। सब कुछ एक Office Expenses में डालने से analysis मुश्किल होता है।

Can I create an Office Running group?

Yes. Create a custom group such as Office Running under Indirect Expenses and keep Stationery, Courier, Tea and Cleaning ledgers inside it, so the P&L shows one total with drill-down.

Office के लिए chair, AC खरीदा तो?

वो Office Expenses नहीं, Fixed Assets (Furniture & Fixtures / Office Equipment) है।

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