TallyPrime में Petty Cash खर्च कैसे दर्ज करें — Imprest Top-up, Payment Entry और Monthly Check
Gateway of Tally → Create → Ledger में “Petty Cash” ledger Cash-in-Hand group में बनाएँ, Bank या Main Cash से F4 Contra से पैसा डालें, और हर छोटा खर्च F5 Payment voucher में Account = Petty Cash चुनकर expense ledger के सामने दर्ज करें। महीने के अंत में ledger balance को गिने हुए cash से मिलाएँ और जितना खर्च हुआ उतना top-up करें।
Office में चाय-पानी, courier, auto भाड़ा, stationery जैसे खर्च रोज़ होते हैं। इन्हें main Cash में मिला देने से owner को पता नहीं चलता कि office boy के पास कितना cash होना चाहिए। अलग Petty Cash ledger से यह हिसाब एक नज़र में मिल जाता है। Group के बारे में विस्तार: Petty Cash Ledger Group।
Setup — ledgers
| Ledger | Under (Group) | काम |
|---|---|---|
| Petty Cash | Cash-in-Hand | Office में रखा छोटा cash |
| Cash | Cash-in-Hand | Main cash (default ledger) — देखें Cash Ledger |
| Office Expenses, Courier Charges, Conveyance, Tea & Refreshment | Indirect Expenses | खर्च की heads |
| Printing & Stationery | Indirect Expenses | Stationery खर्च |
दो branches या दो लोगों के पास petty cash हो तो “Petty Cash – Ramesh”, “Petty Cash – Branch” जैसे अलग ledgers बनाएँ।
Imprest system — step by step
| Step | Voucher | Entry |
|---|---|---|
| 1. Imprest तय करें | — | जैसे ₹10,000 हर महीने के लिए |
| 2. पहला top-up | F4 Contra | Petty Cash Dr / Bank (या Cash) Cr |
| 3. हर खर्च | F5 Payment | Expense Dr / Petty Cash Cr, narration में bill no |
| 4. Month end check | Ledger Vouchers | Book balance = गिना हुआ cash? |
| 5. Re-imburse | F4 Contra | जितना खर्च हुआ उतना top-up |
Payment voucher में Single Entry mode (default) में ऊपर Account = Petty Cash और नीचे कई expense ledgers एक साथ आ सकते हैं — पूरे दिन के छोटे bills एक voucher में डालने हों तो सुविधाजनक। Payment voucher के modes: Payment Voucher।
Worked example — एक हफ़्ते का petty cash
Accurate Traders, imprest ₹10,000। 1 तारीख को HDFC Bank से ₹10,000 निकालकर office में दिए।
| Date | Voucher | Dr | Cr | ₹ |
|---|---|---|---|---|
| 1-Nov | Contra | Petty Cash | HDFC Bank | 10,000 |
| 3-Nov | Payment | Courier Charges | Petty Cash | 650 |
| 5-Nov | Payment | Tea & Refreshment | Petty Cash | 1,200 |
| 8-Nov | Payment | Printing & Stationery | Petty Cash | 2,150 |
| 30-Nov | Payment | Conveyance | Petty Cash | 1,800 |
महीने का कुल खर्च ₹5,800, बचा balance ₹4,200। 30-Nov को Contra: Petty Cash Dr ₹5,800 / HDFC Bank Cr ₹5,800 — balance फिर ₹10,000। Stationery या courier के GST bill पर ITC लेनी हो तो उसे Payment की जगह Purchase/Journal से supplier के साथ दर्ज करें — देखें GST on Expenses।
Monthly check कैसे करें
- Alt+G → Ledger Vouchers → Petty Cash — closing balance देखें।
- Drawer का cash गिनें; दोनों बराबर न हों तो बिना entry वाले bills ढूँढें।
- हर voucher के साथ bill या हस्ताक्षर वाली slip फ़ाइल करें, voucher number उस पर लिखें।
- Cash balance negative दिखे तो कहीं top-up की entry छूटी है — देखें Negative Cash Balance।
Common Mistakes
Top-up को Payment या Journal से डालना
Bank से Petty Cash में पैसा जाना दो cash/bank ledgers के बीच transfer है। हमेशा F4 Contra।
सारे खर्च “Petty Expenses” एक ledger में
P&L में पता नहीं चलता पैसा कहाँ गया। Courier, conveyance, stationery जैसी अलग heads रखें।
हफ़्तों बाद एक साथ entry
Bills खो जाते हैं और balance कभी नहीं मिलता। रोज़ या हर 2–3 दिन में entry करें।
FAQ
How to record petty cash expenses in TallyPrime?
Petty cash ledger kis group me banaye?
Petty cash top-up ki entry kaise kare?
Imprest system kya hai?
Petty cash ka balance kaha dekhe?
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