Business Owners के लिए TallyPrime की 10 सबसे काम की Reports
Owner को TallyPrime की सैकड़ों reports नहीं, सिर्फ़ 10 चाहिए: रोज़ Day Book, Cash/Bank और Bills Receivable; हफ़्ते में Stock Summary, Bills Payable और GST status; महीने में Profit & Loss, Balance Sheet, Ratio Analysis और Cash Flow। हर report Alt+G (Go To) से नाम टाइप करके सेकंडों में खुलती है।
20 साल में हमने देखा है कि जिन businesses में owner ख़ुद हफ़्ते में 30 मिनट reports देखता है, वहाँ उधारी कम फँसती है और accountant की गलतियाँ जल्दी पकड़ी जाती हैं। हमारी book TallyPrime 7.0 सम्पूर्ण मार्गदर्शिका के अध्याय 31 में “Report Routine — Daily, Weekly, Monthly” इसी सोच पर है। यहाँ उसका owner वाला छोटा version है।
Report routine — एक नज़र में
| कब | Report | सवाल जिसका जवाब मिलता है |
|---|---|---|
| रोज़ | Day Book | आज क्या-क्या entry हुई? कोई अजीब entry? |
| रोज़ | Cash / Bank Book | आज कितना पैसा है? |
| रोज़ | Bills Receivable | किससे कितना लेना है, कितने दिन से? |
| हफ़्ता | Bills Payable | किसे कब देना है (MSME suppliers पहले)? |
| हफ़्ता | Stock Summary | क्या ज़्यादा पड़ा है, क्या ख़त्म होने वाला है? |
| हफ़्ता / महीना | GST reports (GSTR-1, GSTR-3B, IMS) | Return और ITC में कोई गड़बड़? |
| महीना | Profit & Loss A/c | मुनाफ़ा और margin कितना? |
| महीना | Balance Sheet | Business की कुल स्थिति — assets, कर्ज़, पूँजी |
| महीना | Ratio Analysis | Liquidity, उधारी के दिन, profit % |
| महीना | Cash Flow | पैसा कहाँ से आया, कहाँ गया? |
रोज़ की 3 reports
1. Day Book
Alt+G → Day Book। आज की हर entry। Discount, cash payment या बड़ी amount वाली entries पर नज़र डालें। Enter से voucher खोलकर देख सकते हैं, और alteration हुआ हो तो Alt+Q से Edit Log भी।
2. Cash / Bank Book
Cash का balance negative दिखे तो entry गलत है — कारण Negative Cash Balance page पर। Bank balance हर हफ़्ते passbook से मिलाएं (Bank Reconciliation)।
3. Bills Receivable
Alt+G → Bills Receivable। Overdue days के हिसाब से देखें; 60 दिन से पुराने bills पर उसी दिन call। Alt+M से reminder WhatsApp/e-mail पर भी जा सकता है।
हफ़्ते की reports
- Bills Payable: किसे कब देना है। Micro/small suppliers के लिए 45 दिन का नियम याद रखें — MSME payment rule।
- Stock Summary: Gateway of Tally → Stock Summary। जिन items की quantity महीनों से नहीं हिली, वहाँ पैसा फँसा है।
- GST status: GSTR-1 में uncertain transactions और IMS में pending invoices साफ़ रखें — GST reports guide।
महीने की reports
- Profit & Loss: Alt+N से monthly columns — trend देखें। पूरा तरीका: P&L analysis।
- Balance Sheet: Debtors, stock और loans का पिछले महीने से तुलना — Balance Sheet कैसे पढ़ें।
- Ratio Analysis: Gateway of Tally → Ratio Analysis। Current Ratio, Recv. Turnover in days और Nett Profit % हर महीने एक sheet में लिखें।
- Cash Flow: Alt+G → Cash Flow — profit होते हुए भी पैसा क्यों कम है, इसका जवाब।
Reports को तेज़ चलाने वाली keys
| Key | काम |
|---|---|
| Alt+G | Go To — कोई भी report नाम से |
| Ctrl+G | Switch To — खुली report से दूसरी पर |
| Alt+F2 / F2 | Period / date बदलें |
| Ctrl+F | Filter — जैसे सिर्फ़ एक party या amount |
| Alt+F5 | Detailed / condensed view |
चलते-फिरते reports देखनी हों तो TallyPrime mobile options और Biz Analyst देखें।
Common Mistakes
Entries पूरी होने से पहले report पर भरोसा
Bank entries या purchase bills बाकी हों तो हर report अधूरी है। Report देखने से पहले पूछें: entries किस तारीख तक पूरी हैं?
गलत period देखना
Report पिछले महीने या पूरे साल की खुली रह जाती है। हर बार top पर period check करें (F2/Alt+F2)।
हर user को सारी reports दिखाना
Profit और margin की जानकारी सबके लिए नहीं। Security में user roles से access सीमित करें।
FAQ
Owner ko roz kaunsi report dekhni chahiye?
TallyPrime mein koi bhi report jaldi kaise kholein?
Can I see TallyPrime reports on mobile?
Report ko Excel ya PDF mein kaise bhejein?
Kya ye reports sabhi users ko dikhni chahiye?
अपने business के लिए एक-page का owner dashboard या custom MIS चाहिए? हम बना देते हैं।
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