TallyPrime में Budget vs Actual — Budget बनाएं और Variance से खर्च काबू करें

TallyPrime में Gateway of Tally → Create → Budgets से ledgers, groups या cost centres का budget बनाएं, फिर Trial Balance या Group Summary में Budget Variance चुनें — budget, actual और फ़र्क एक साथ दिख जाते हैं। इससे हर महीने पता चलता है कि कौन-सा खर्च plan से बाहर जा रहा है और sales target से कितनी पीछे है।

छोटे businesses में budget का नाम सुनते ही लगता है कि यह बड़ी companies का काम है। असल में आपको बस 8–10 lines का budget चाहिए: sales, purchase, salary, rent, बिजली, transport, marketing। हमारी book TallyPrime 7.0 सम्पूर्ण मार्गदर्शिका के अध्याय 32 (Budget & Control) में यही concept विस्तार से है; नीचे steps TallyPrime 7.x की current help से मिलाकर दिए हैं।

Budget के दो types

Type of Budget	किस पर काम करता है	कहाँ use करें
On Nett Transactions	Period के debits − credits (opening/closing balance नहीं)	Sales, purchase, salary, rent, marketing जैसे income/खर्च
On Closing Balance	Period के अंत की balance	Cash/bank का minimum level, debtors की limit

Budget बनाने के steps

Step	क्या करें
1	Gateway of Tally → Create → Budgets (या Alt+G → Create Master → Budgets)
2	Name दें, जैसे “FY 2026-27 Monthly”। Under = Primary। Period of Budget में From–To भरें
3	Set/Alter Budgets of में Groups, Ledgers या Cost Centres को Yes
4	हर line पर Type of Budget और Amount भरें
5	Ctrl+A से save

Monthly review करना है तो हर महीने का अलग budget (Primary के नीचे sub-budgets) बनाना साफ़ रहता है। Branch या project-wise budget के लिए पहले Cost Centres चालू होने चाहिए।

Example budget — एक distributor का महीना

Ledger / Group	Type	Budget (महीना)
Sales Accounts (group)	On Nett Transactions	₹40,00,000
Salary	On Nett Transactions	₹3,50,000
Rent	On Nett Transactions	₹1,20,000
Freight Outward	On Nett Transactions	₹80,000
Advertisement	On Nett Transactions	₹50,000
Cash-in-Hand	On Closing Balance	₹50,000 से कम न हो

Budget vs Actual कैसे देखें

Alt+G → Trial Balance (या Indirect Expenses जैसे group का Group Summary)।
Button bar में Budget Variance चुनें (Tally help के अनुसार F10) और list से budget select करें।
Actual के साथ budget column आ जाता है। Negative variance का मतलब है खर्च budget से ऊपर गया।
Expense पर Enter करके देखें कि कौन-सी entries ने budget तोड़ा।

Month-wise trend के लिए Profit & Loss में Alt+N से हर महीने का column बनाएं और budget से मिलाएं।

Monthly review — 20 मिनट का routine

महीने की 5 तारीख तक सारी entries और bank reconciliation पूरी।
Budget Variance खोलें; 10% से ज़्यादा फ़र्क वाली lines highlight करें।
हर बड़े variance का कारण लिखें — एक बार का खर्च या लगातार बढ़ता trend?
Sales पीछे है तो Bills Receivable और salesman-wise sales देखें।
Quarter के बाद budget revise करें — पुराने गलत budget से variance बेमानी हो जाता है।

Common Mistakes

खर्च के लिए On Closing Balance चुनना

खर्च का budget period के transactions पर होना चाहिए। Income/खर्च के लिए On Nett Transactions चुनें।

Budget बनाकर मान लेना कि entry रुक जाएगी

Budget बनाने से entry अपने आप नहीं रुकती; Tally help में entry-time block का ज़िक्र नहीं है। Control monthly variance review से आता है — approval चाहिए तो voucher approval देखें।

गलत group वाले ledgers

Ledger गलत group में हो तो group budget का variance भी गलत आता है। Budget से पहले group mapping साफ़ करें।

FAQ

TallyPrime mein budget kaise banayein?

Gateway of Tally → Create → Budgets (या Alt+G → Create Master → Budgets) में budget का Name और period दें, फिर Set/Alter Budgets of में Groups, Ledgers या Cost Centres को Yes करके हर line का Type of Budget और Amount भरें। Ctrl+A से save करें।

On Nett Transactions aur On Closing Balance mein kya fark hai?

On Nett Transactions उस period के debit-credit के net पर budget रखता है — खर्च और income के लिए सही। On Closing Balance period के अंत की balance पर target रखता है — जैसे cash या debtors का level।

Budget vs Actual report kahan milegi?

Trial Balance या किसी Group Summary को खोलकर Budget Variance option चुनें और budget select करें। Tally help के अनुसार यह F10 (Budget Variance) से होता है; अपनी screen के button bar में नाम देखकर चुनें।

Can TallyPrime stop an entry if the budget is exceeded?

Tally की budget help documentation में entry के समय budget block या warning का ज़िक्र नहीं है। Budget का असली फ़ायदा variance review से है। Entry रोकने जैसा control चाहिए तो voucher approval जैसी customization पर विचार करें।

Branch ya project-wise budget ban sakta hai?

हाँ, Cost Centres enable हों तो हर cost centre (branch, project, department) का अलग budget रख सकते हैं और उसी के हिसाब से variance देख सकते हैं।

अपने business का पहला budget TallyPrime में बनवाना है या monthly MIS चाहिए? हम setup और review format दोनों देते हैं।

WhatsApp पर पूछें