TallyPrime में 10 आम Accounting गलतियाँ — और उन्हें पकड़ने व सुधारने का तरीका

TallyPrime जोड़-घटाव में कभी गलती नहीं करता — गलती होती है गलत ledger, गलत group, गलत reference या गलत date चुनने में। अच्छी बात यह है कि लगभग हर ऐसी गलती किसी न किसी report में दिख जाती है, अगर आपको पता हो कि कहाँ देखना है।

Audit से पहले data साफ़ करवाने आए clients की books में हमें बार-बार यही 10 गलतियाँ मिलती हैं। हमारी book TallyPrime 7.0 सम्पूर्ण मार्गदर्शिका के FAQ (भाग 2, अध्याय 28) और auditor वाले अध्याय 24 में इनमें से कई पर विस्तार से चर्चा है।

10 गलतियाँ — एक नज़र में

#	गलती	कहाँ पकड़ में आती है	सुधार
1	Ledger गलत group में	Balance Sheet / P&L में अजीब जगह	Ledger alter → Under बदलें
2	Receipt “On Account”	Overdue Receivables में पुराने bills	Agst Ref से सही bill पर
3	Supplier invoice no. गलत	GSTR-2B Reconciliation — Mismatched	Bill जैसा number/date
4	Cash entries देर से	Cash ledger negative	रोज़ cash entries; date ठीक करें
5	GST हाथ से जोड़ना / गलत GST ledger	GSTR-1 Uncertain Transactions	GST ledgers सही type के, rate item में
6	Personal खर्च business में	Expenses बढ़े, profit कम	Drawings ledger
7	Suspense में balance छोड़ना	Trial Balance	सही ledger में transfer
8	Opening balance में अंतर	Trial Balance — Difference in Opening Balances	Ledger-wise opening मिलाएं
9	Filed period की entries बदलना	Books vs returns में अंतर	Reversal entry + narration
10	एक user, कोई backup नहीं	गलती या crash के बाद	User-wise login, नियमित backup

सबसे ज़्यादा नुकसान वाली 5 — थोड़ा विस्तार से

1. Ledger गलत group में

Director से लिया loan Sundry Creditors में, या AC की खरीद Office Expenses में — Balance Sheet और profit दोनों गलत। अच्छी बात: ledger का group बदलते ही सारी पुरानी entries अपने आप सही जगह दिखने लगती हैं। किस ledger का कौन सा group, यह ledger group list में देखें।

2. Receipts “On Account” में

Party का कुल balance सही दिखता है, पर कौन सा bill बाकी है पता नहीं। Customer कहता है “वो bill तो दे दिया”, report कहती है overdue। Bill-wise details में Agst Ref से receipt को सही invoice पर लगाएं।

5. GST हाथ से जोड़ना

Purchase में GST की रकम हाथ से टाइप करना, या CGST ledger में “Duties & Taxes” की जगह किसी और group का ledger — GSTR-1 और 3B दोनों गड़बड़। GST ledgers सही तरीके से बनाएं और rate stock item या ledger में रखें, ताकि tax अपने आप लगे।

7. Suspense में balance

“बाद में देखेंगे” वाली रकम Suspense में डालना ठीक है, पर महीने के अंत में उसका balance शून्य होना चाहिए। Suspense में बचा balance मतलब कोई entry अधूरी है।

8. Opening balance difference

Trial Balance के नीचे “Difference in Opening Balances” दिखे तो कोई opening छूटी है या Dr/Cr उल्टा है। कारण और तरीका opening balance difference page पर।

गलतियाँ पकड़ने का monthly 15-मिनट check

Trial Balance: Suspense शून्य? Opening difference नहीं?
Balance Sheet: Cash कहीं negative नहीं? Debtors में credit balance वाली parties (advance या गलत entry)?
P&L: कोई expense पिछले महीने का दोगुना?
GSTR-1: Uncertain Transactions शून्य?
Exception Reports: negative stock, negative ledgers।

यह check हमारी monthly accounting checklist का हिस्सा है।

गलती छुपाने के लिए “adjustment” entry

Balance मिलाने के लिए कोई भी journal डाल देना असली गलती को दबा देता है, और audit में सवाल दोगुने होते हैं। असली गलत voucher खोजें और वहीं सुधारें।

सबका एक ही login

किसने entry बदली, पता नहीं चलता। हर व्यक्ति का अलग user और Edit Log चालू रखें — voucher पर Alt+Q से इतिहास दिखता है।

Narration खाली छोड़ना

छह महीने बाद कोई नहीं बता पाता entry किस बात की थी। Cheque no., bill no. और काम दो शब्दों में — narration की आदत डालें।

FAQ

TallyPrime mein galat group mein bana ledger kaise theek karein?

Alt+G → Alter Master → Ledger में ledger खोलकर Under (group) बदल दें और Ctrl+A से save करें। उस ledger की सारी पुरानी entries अपने आप नए group में दिखने लगती हैं — vouchers दोबारा नहीं बनाने पड़ते।

Trial Balance mein Difference in Opening Balances kyon aata hai?

क्योंकि ledgers की opening balances में Debit और Credit का total बराबर नहीं है — कोई balance छूटा है या Dr/Cr उल्टा भरा गया है। Opening balance वाले ledgers एक-एक करके balance sheet से मिलाएं।

How can I find who changed an entry in TallyPrime?

अगर Edit Log चालू है तो voucher की alteration screen में Alt+Q से उसका इतिहास दिखता है — कब, किस user ने, क्या बदला। User-wise login के बिना यह पता नहीं चलता कि किसने बदला, इसलिए हर व्यक्ति का अलग user रखें।

Suspense account mein balance rehna galat hai?

Suspense एक अस्थायी ledger है — जब पता न हो कि रकम किस खाते की है। महीने या साल के अंत तक इसमें balance शून्य होना चाहिए। Balance बचा है तो इसका मतलब है कुछ entries अधूरी हैं।

Kya purani galti ki entry delete kar dein?

पहले देखें कि उस period की GST return file हो चुकी है या नहीं। File हो चुकी है तो voucher delete करने की जगह सही reversal/credit note entry करें और narration में कारण लिखें, ताकि books और returns दोनों का record साफ़ रहे।

आपकी TallyPrime books में ऐसी गलतियाँ जमा हो गई हैं? हम data review करके गलतियाँ ढूँढते हैं और सही तरीके से सुधार करवाते हैं।

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