Voucher Entries

Narration in TallyPrime — Voucher में Narration लिखना, Ctrl+R और Alt+R

By Prakash Kumar Bengani — Tally Expert, 20+ yrs · Updated Oct 2026

Narration voucher के नीचे लिखा छोटा विवरण है जो बताता है कि entry किस बात की है। TallyPrime में हर voucher के आखिर में Narration field आती है; Ctrl+R उसी voucher type की पिछली narration और Alt+R उसी party की पिछली narration अपने आप ले आता है। अच्छी narration से साल भर बाद भी entry समझ आती है और audit में सवाल कम होते हैं।

Narration कहाँ लिखें?

किसी भी voucher (F4 से F10) में ledgers और amount भरने के बाद cursor नीचे Narration field पर आता है। लिखकर Ctrl+A करें। अगर हर ledger line के लिए अलग विवरण चाहिए तो Gateway of Tally → Alter → Voucher Types में उस type का Provide narration for each ledger in voucher = Yes करें।

Narration shortcuts

Key	क्या करता है	कब काम आता है
Ctrl+R	उसी voucher type के पिछले voucher की narration	Bank charges, petty cash जैसी लगातार entries
Alt+R	उसी party की पिछली entry की narration	Monthly rent, किसी supplier को regular payment

ध्यान दें: Day Book जैसी report में Ctrl+R का मतलब अलग है — वहाँ यह line को सिर्फ view से हटाता (Remove Line) है, delete नहीं करता।

Step by step

Step	क्या करें
1	Voucher में ledgers और amount भरें
2	Narration field पर पहुँचें
3	नई narration लिखें या Ctrl+R / Alt+R
4	बदलने वाला हिस्सा (bill no., महीना, cheque no.) edit करें
5	Ctrl+A से save

Example — अच्छी narration कैसी हो

Accurate Traders ने Mohan Traders को HDFC Bank से ₹30,000 का payment किया। कमज़ोर narration: “payment”। सही narration: “Being payment against Bill No. MT/452 dt 18-04-2026, NEFT UTR HDFC0001234”। अगले महीने Mohan Traders का payment करते समय party चुनकर Narration पर Alt+R दबाया, पिछली narration आ गई, सिर्फ bill number और UTR बदला।

Voucher	Narration में क्या ज़रूर लिखें
Payment / Receipt	Bill number, cheque/UTR number, date
Journal	Adjustment का कारण, approval/reference
Contra	Deposit slip या ATM withdrawal detail
Sales / Purchase	Order no., transport/LR detail (ज़रूरत हो तो)

Narration खोजनी हो तो Day Book में Alt+F1 (Detailed) करें; हमारी book के अध्याय 4 में filter से “Narration Contains” वाली advanced search भी समझाई गई है। Narration बाद में alter करने पर भी Edit Log में नया version बनता है।

Common Mistakes

Narration खाली छोड़ना

Audit में हर बड़ी entry पर सवाल आता है। कम से कम bill या cheque number ज़रूर लिखें।

Ctrl+R के बाद edit न करना

पिछले महीने का bill number नई entry में चला जाता है। Repeat के बाद बदलने वाला हिस्सा ठीक करें।

Day Book में Ctrl+R को delete समझना

Report में Ctrl+R सिर्फ line छुपाता है। Voucher हटाना हो तो Alt+D, वापस दिखाना हो तो Ctrl+U / Alt+U।

FAQ

What is narration in Tally Prime?

Voucher के नीचे लिखा छोटा विवरण जो बताता है कि entry किस बात की है — bill number, cheque number, महीना या कारण। यह accounts पर असर नहीं डालता पर audit में बहुत काम आता है।

Ctrl+R से narration कैसे repeat करें?

Narration field में Ctrl+R दबाएं, उसी voucher type के पिछले voucher की narration आ जाएगी। ज़रूरत हो तो edit करके Ctrl+A करें।

Alt+R और Ctrl+R में क्या अंतर है?

Ctrl+R उसी voucher type का पिछला voucher देखता है; Alt+R उसी party की पिछली entry की narration लाता है।

हर ledger के लिए अलग narration कैसे लिखें?

Voucher type में Provide narration for each ledger in voucher = Yes करें। फिर voucher में हर ledger line के नीचे अलग narration field आएगी।

Day Book में narration कैसे देखें?

Day Book में Alt+F1 (Detailed) करने पर vouchers की narration भी दिखती है।

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