Monthly Accounting Checklist — हर महीने TallyPrime में ये 12 काम ज़रूर करें

महीने के अंत में 12 काम कर लें — bank और cash मिलान, सारे bills दर्ज, GST returns, उधारी की review, stock check, expenses की provision और backup — तो TallyPrime में आपकी books हर महीने “audit-ready” रहेंगी। साल के अंत का तनाव असल में 12 महीनों में टाले गए छोटे कामों का ढेर होता है।

हमारे clients में जो businesses यह routine follow करते हैं, उनकी year-end closing दो दिन में हो जाती है। जो नहीं करते, उनके लिए वही काम मार्च में दो हफ़्ते खा जाता है। नीचे की checklist print करके accountant की table पर लगा दें।

Month-end checklist — 12 काम

#	काम	TallyPrime में	कब तक
1	सारे purchase bills दर्ज	F9 Purchase	महीने की आख़िरी तारीख
2	सारे sales invoices, credit notes	F8, Credit Note	आख़िरी तारीख
3	Bank reconciliation	Alt+G → Banking Activities → Bank Reconciliation	अगले महीने 3–5 तारीख
4	Cash गिनकर मिलान	Cash ledger / Cash Book	आख़िरी तारीख
5	GSTR-1 data check और file	GSTR-1 report	Monthly: 11 तारीख
6	GSTR-2B / IMS मिलान	GSTR-2B Reconciliation, Invoice Management System	2B आने (लगभग 14 तारीख) के बाद
7	GSTR-3B और tax payment	GSTR-3B report	Monthly: 20 तारीख
8	TDS/TCS जमा, PF/ESI	TDS reports, Payroll	Statutory due dates (CA से confirm)
9	उधारी review और reminders	Alt+G → Overdue Receivables	पहला हफ़्ता
10	Negative stock / stock check	Exception Reports → Negative Stock	पहला हफ़्ता
11	Expenses की provision (जैसे बिजली का bill अभी नहीं आया)	F7 Journal	आख़िरी तारीख
12	Trial Balance, P&L review और backup	Reports; Alt+Y → Backup	सब पूरा होने के बाद

QRMP वालों के लिए GSTR-1 और 3B की तारीखें अलग हैं — पूरी list GST return due dates page पर।

सबसे ज़रूरी तीन काम — थोड़ा विस्तार से

Bank reconciliation (BRS)

Bank statement की हर line को TallyPrime की entry से मिलाएं और bank date भरें। जो सिर्फ़ statement में है — bank charges, interest, direct UPI credit — उसकी entry बनाएं। जो सिर्फ़ books में है — जारी हुआ पर clear न हुआ cheque — उसे अगले महीने देखें। तरीका bank reconciliation guide में step-by-step है। Statement Excel/CSV में मिलता हो तो auto reconciliation से काफ़ी समय बचता है।

GST मिलान — return से पहले

GSTR-1 file करने से पहले sales register और GSTR-1 report का total मिलाएं — “Uncertain” या incomplete transactions शून्य होने चाहिए। Purchase side पर GSTR-2B से मिलान करें और IMS में supplier invoices पर action लें। यह क्रम क्यों ज़रूरी है, हमारी GST monthly compliance routine post में समझाया है।

उधारी की review

Alt+G में “Overdue Receivables” टाइप करें — due date निकल चुके bills की list सामने होगी। Ageing (F6) से 30/60/90 दिन वाले अलग दिखते हैं। 60 दिन से पुराने हर bill के लिए किसी का नाम और follow-up की तारीख तय करें। यही report payables के लिए भी देखें, ताकि supplier payments की planning हो सके।

Month-end पर P&L कैसे पढ़ें — 5 मिनट

Sales: पिछले महीने और पिछले साल के इसी महीने से तुलना (Alt+C से नया column जोड़कर)।
Gross profit %: अचानक गिरा तो purchase rate बढ़ा, discount ज़्यादा गया या closing stock गलत है।
Expenses: कोई ledger दोगुना हो गया? अक्सर duplicate entry निकलती है।
Suspense ledger: इसमें balance बचा है तो महीना बंद नहीं हुआ।

हमारी book TallyPrime 7.0 सम्पूर्ण मार्गदर्शिका (अध्याय 16) में Trial Balance, P&L और Balance Sheet पढ़ने का तरीका उदाहरण के साथ दिया है।

BRS में bank date की जगह voucher date डाल देना

Report “मिल गया” दिखाती है पर clear न हुए cheques भी reconciled हो जाते हैं। हमेशा statement वाली असली clearing date भरें।

Return file करने के बाद मिलान करना

GSTR-3B की liability GSTR-1 से auto-populate होती है; बाद में गलती मिली तो सुधार का रास्ता लंबा। पहले मिलान, फिर filing।

Backup उसी computer की D: drive पर

Hard disk खराब हुई या ransomware आया तो backup भी गया। हर महीने एक copy computer से बाहर रखें।

FAQ

Month end closing mein kitna time lagta hai?

अगर entries रोज़ होती हैं तो छोटे business में 3–5 घंटे काफ़ी हैं — ज़्यादातर समय BRS और GST मिलान में जाता है। Entries महीने के अंत में एक साथ करें तो यही काम 2–3 दिन ले लेता है।

What is the most important monthly accounting task?

Bank reconciliation। Bank statement से हर entry मिलाने पर छूटी entries, duplicate entries और bank charges सब पकड़ में आ जाते हैं। इसके बाद GST data का मिलान सबसे ज़रूरी है।

Kya har mahine P&L dekhna zaroori hai?

हाँ, कम से कम एक नज़र। Sales, gross profit और बड़े expenses पिछले महीने से बहुत अलग दिखें तो या तो business में कुछ बदला है या entry में गलती है — दोनों जल्दी पता चलने चाहिए।

Monthly backup kahan rakhein?

Alt+Y (Data) → Backup से backup लें और कम से कम एक copy उसी computer से बाहर रखें — external drive या cloud। Month-end का backup अलग folder में महीने के नाम से रखें।

महीना बंद करने के बाद पुरानी entry बदलनी पड़े तो?

बदल सकते हैं, पर अगर उस महीने की GST return file हो चुकी है तो सुधार अगली return या GSTR-1A/amendment से करना होगा। इसलिए return file करने से पहले ही मिलान पूरा करें।

हर महीने की closing में समय ज़्यादा लगता है या BRS नहीं मिलता? हम आपके TallyPrime data में month-end routine set करवा देते हैं।

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