TallyPrime Negative Cash Balance — Cash Credit में क्यों? Fix
Cash-in-Hand ledger Cr (माइनस) में दिखे या entry पर negative cash की चेतावनी आए — मतलब books में cash से जितना खर्च दर्ज है, उतना cash आना दर्ज ही नहीं। असली गल्ले में cash कभी माइनस नहीं होता, इसलिए कोई receipt, bank withdrawal या capital entry छूटी है, या date/voucher type गलत है।
Negative cash — कारण
| Situation | कारण | Fix |
|---|---|---|
| Bank से cash निकाला, खर्च दर्ज | Contra (Bank → Cash) entry छूटी | Contra असली date पर |
| Cash sales रोज़ होती हैं | Cash sales बाद में एक साथ डालीं, खर्च पहले | Sales को सही date पर |
| Owner ने घर से cash लगाया | Capital introduction की entry नहीं | Cash Dr / Capital Cr |
| Customer से cash मिला | Receipt की जगह Payment voucher बना | Voucher type बदलें |
| Opening cash शून्य | Opening balance नहीं भरा | Cash का opening balance |
| Bank payment cash में दर्ज | Payment में ledger Cash चुना | Ledger Bank करें |
Fix steps — सुरक्षित क्रम में
- Backup first: कई vouchers बदलने हों तो Alt+Y → Backup & Restore से backup लें।
- पहली negative date: Alt+G → Cash ledger खोलें, period पूरा साल दें और daily/monthly balance देखें। जिस दिन balance पहली बार Cr हुआ, गलती उसी के आसपास है।
- Source documents मिलाएँ: Bank statement में ATM/cheque self withdrawals, cash memos और cash register उस date से मिलाएँ। Negative Ledgers report (Exception Reports) से दूसरे माइनस ledgers भी देख लें।
- सही entry डालें: छूटी Contra/Receipt असली date पर डालें। गलत voucher type हो तो voucher खोलकर सही करें; गलत date हो तो F2 से date बदलें।
- Warning चालू रखें: Payment voucher में F12 (Configure) → Warn on Negative Cash Balance = Yes। फिर cash माइनस करने वाली entry पर तुरंत चेतावनी मिलेगी और balance लाल दिखेगा।
- दोबारा जाँचें: Cash ledger का balance हर दिन Dr होना चाहिए और closing balance गल्ले की असली गिनती से मिलना चाहिए।
Worked example
01-05-2025 को cash balance ₹25,000 Dr है। 03-05-2025 को advertising का ₹26,000 cash में भुगतान दर्ज हुआ। Books में cash ₹1,000 Cr हो गया — यही negative cash है।
Bank statement देखने पर पता चला कि 02-05-2025 को HDFC Bank से ₹20,000 cash निकाला गया था, जिसकी entry छूटी थी। सही Contra entry (02-05-2025):
| Ledger | Dr (₹) | Cr (₹) |
|---|---|---|
| Cash | 20,000 | |
| HDFC Bank | 20,000 |
अब cash: ₹25,000 + ₹20,000 − ₹26,000 = ₹19,000 Dr, जो गल्ले की गिनती से मिलता है। अगर owner ने घर से पैसा लगाया था तो entry होती: Cash Dr ₹20,000 / Capital Account Cr ₹20,000 — पर यह तभी, जब सच में ऐसा हुआ हो।
हमारी book (भाग 2, Exception Reports) भी Negative Stock के साथ Negative Ledgers को हर हफ्ते देखने की सलाह देती है।
Expert को कब बुलाएँ?
पूरे साल cash बार-बार माइनस हो, cash sales और खर्च की entries महीनों से पीछे हों, या year-end/audit नज़दीक हो — तब cash book को bank statement से पूरा reconcile करना पड़ता है और Section 269ST जैसी cash सीमाओं पर भी CA की राय चाहिए।
WhatsApp पर पूछेंCommon Mistakes
Suspense या Capital से “balance बराबर” कर देना
Fake entry से cash तो Dr दिखेगा पर audit में सवाल बनेगा। असली छूटी entry खोजें।
महीने के आखिर में cash sales एक साथ डालना
बीच के दिनों में cash माइनस दिखता है। Cash sales रोज़ या कम से कम उसी date पर डालें।
FAQ
Why is cash balance negative in TallyPrime?
Negative cash की warning कैसे चालू करें?
क्या negative cash को journal से ठीक कर सकते हैं?
Negative cash वाले ledgers की list कहाँ मिलती है?
Audit में negative cash से क्या दिक्कत होती है?
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