Voucher Entries

Purchase Order in TallyPrime (Ctrl+F9) — Supplier को PO, Partial Receipt और Pending Orders

By Prakash Kumar Bengani — Tally Expert, 20+ yrs · Updated Oct 2026

TallyPrime में Purchase Order (PO) Ctrl+F9 से बनता है। Supplier को माल का order देते समय यह voucher बनाएं ताकि पता रहे क्या मंगाया, कितना आया और कितना बाकी है। PO का stock और accounts पर कोई असर नहीं होता — यह सिर्फ tracking document है।

Purchase Order कहाँ मिलेगा?

Gateway of Tally → Vouchers → Ctrl+F9 (Purchase Order), या Alt+G → Create Voucher → F10 (Other Vouchers) → Purchase Order। पहली बार में voucher type activate करने का prompt आए तो Yes दें। TallyPrime 7.x में इसके लिए F11 में कोई “order processing” option enable नहीं करना पड़ता — book में दिया F11 step पुराने Tally.ERP 9 का है।

F12 settings

Option	फायदा
Provide Receipt, Order, and Import details	Order Details screen (Order no., terms) दिखती है
Provide Order No. for each Stock Item	हर item पर अलग order number
Provide details to preclose orders	Supplier बाकी माल न भेजे तो PO बंद करना

Purchase Order — step by step

Step	Field	क्या भरें
1	Date (F2)	PO की date
2	Party A/c name	Supplier ledger (Sundry Creditors)
3	Order Details	Order no. जैसे PO/25/007, payment terms
4	Name of Item	जो stock item मंगाना है
5	Due on, Quantity, Rate	Expected delivery date, मात्रा और तय rate
6	Narration → Ctrl+A	Save, फिर Ctrl+P से print/PDF

Worked example (हमारी book का case)

Accurate Traders ने 5 May को Vijay Enterprises (Delhi) को Samsung Galaxy A55 के 50 Nos का PO ₹24,000 प्रति piece पर दिया, delivery 15 May तक। PO value ₹12,00,000 + GST।

Date	Voucher	Quantity	PO में Pending
5 May	Purchase Order (Ctrl+F9)	50 Nos ordered	50
10 May	Receipt Note (Alt+F9) against PO	30 Nos received	20
12 May	Purchase (F9) against Receipt Note	30 Nos billed	20

Ledger effect: 5 May के PO पर कोई Dr/Cr नहीं। 12 May के purchase invoice पर entry बनेगी: Purchase @18% Dr ₹7,20,000, Input CGST Dr ₹64,800, Input SGST Dr ₹64,800, Vijay Enterprises Cr ₹8,49,600। Purchase cycle (PO → Receipt Note → Invoice) “TallyPrime 7.0 सम्पूर्ण मार्गदर्शिका” (हमारी book), अध्याय 11 में है।

Reports पर असर

Stock Summary में PO से कुछ नहीं बढ़ता। Pending माल देखने के लिए Display More Reports → Statements of Inventory → Purchase Order Outstandings खोलें — ऊपर के example में 20 Nos pending दिखेंगे। Supplier बाकी माल नहीं भेजेगा तो इसी report में Alt+W (Pre-close Orders) से quantity और reason डालकर PO बंद करें।

Common Mistakes

PO के बाद Purchase में order select न करना

Bill बन जाता है पर PO हमेशा pending दिखता है। Purchase/Receipt Note में F12 → Provide Receipt, Order, and Import details = Yes करके PO चुनें।

PO को Optional या Memo voucher से बनाना

Order tracking नहीं होती। हमेशा Ctrl+F9 Purchase Order voucher ही use करें।

Receipt Note skip करके देर से bill डालना

माल godown में है पर books में नहीं। माल आते ही Receipt Note बनाएं, bill बाद में link करें।

FAQ

Purchase order ki shortcut key kya hai?

Ctrl+F9. या Alt+G → Create Voucher → F10 (Other Vouchers) → Purchase Order। पहली बार activate करने का पूछे तो Yes दें।

Purchase Order से stock या supplier account पर असर होता है?

नहीं। PO का कोई ledger या stock effect नहीं है। Stock Receipt Note या Purchase voucher से बढ़ता है और supplier का credit Purchase voucher से बनता है।

Supplier ने आधा माल भेजा तो PO का क्या होगा?

Receipt Note या Purchase में आई quantity adjust हो जाती है और बाकी quantity Purchase Order Outstandings में pending दिखती रहती है।

Pending purchase orders कहाँ दिखते हैं?

Gateway of Tally → Display More Reports → Statements of Inventory → Purchase Order Outstandings। Alt+G में Purchase Order Reports टाइप करके भी खुलता है।

PO print करके supplier को कैसे भेजें?

PO save करने के बाद Ctrl+P से print या PDF करें; WhatsApp पर भेजने के लिए Ctrl+Alt+W।

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