Voucher Entries

Physical Stock Voucher in TallyPrime (Ctrl+F7) — Stock Count से Books Match करें

By Prakash Kumar Bengani — Tally Expert, 20+ yrs · Updated Oct 2026

TallyPrime में Physical Stock voucher Ctrl+F7 से खुलता है। Godown में गिनती (stock taking) के बाद जो असली quantity मिली, वह इस voucher में डालें — TallyPrime उस date पर books की quantity को counted quantity के बराबर कर देता है। Shortage हो या excess, अंतर अपने आप adjust होता है। कोई ledger entry नहीं बनती।

Physical Stock कहाँ मिलेगा?

Gateway of Tally → Vouchers → Ctrl+F7 (Physical Stock), या Alt+G → Create Voucher → Ctrl+F7। Voucher inactive हो तो activate करें। इसके लिए F11 में कोई setting नहीं चाहिए।

F12 settings

F12 Option	फायदा
Skip the Date field during voucher creation	एक ही date पर बहुत सारे items डालने हों तो तेज़ entry
Provide Additional Descriptions for Stock Items	Item के साथ remark, जैसे “2 pcs box damaged”

Batch column तभी दिखता है जब stock item में batch-wise details चालू हों।

Physical Stock — step by step

Step	Field	क्या भरें
1	Date (F2)	जिस दिन गिनती हुई (जैसे 31-Mar)
2	Name of Item	गिना गया stock item
3	Godown / Batch	किस location या batch की गिनती है
4	Physical Stock (Quantity)	असली गिनी quantity — difference नहीं
5	Narration → Ctrl+A	“Year-end stock count” लिखकर save

Worked example (हमारी book का case)

31 March को Accurate Traders के Main Warehouse में गिनती हुई। Books में Samsung Galaxy A55 के 50 Nos थे, गिनती में 48 मिले (2 Nos short)। Item की cost ₹24,000 प्रति piece।

Item	Books (Nos)	Physical Stock डाला	Adjustment	Value effect (₹)
Samsung Galaxy A55	50	48	−2 Nos	−48,000

Ledger effect: Physical Stock voucher कोई Dr/Cr entry नहीं बनाता। लेकिन closing stock ₹48,000 कम हो गया, इसलिए (Integrate Accounts with Inventory = No वाली सामान्य setting में) Balance Sheet का closing stock और P&L का gross profit दोनों ₹48,000 कम दिखेंगे। Shortage का कारण चोरी या damage हो तो उसका हिसाब अपने CA से तय करें।

हमारी book (अध्याय 10) का सुझाव: हर financial year के अंत में physical count करें और अंतर इसी voucher से ठीक करें।

Reports पर असर

Stock Summary और Godown Summary में Samsung Galaxy A55 अब 48 Nos दिखेगा। Item पर drill-down करें तो Physical Stock voucher अलग line में दिखता है, जिससे audit में पता रहता है कि adjustment कब हुआ। 31 March के बाद की sales 48 से आगे घटेंगी।

Common Mistakes

Quantity column में difference (−2) डालना

Books 2 Nos पर आ जाएँगी। हमेशा पूरी counted quantity (48) डालें।

गलत date पर voucher बनाना

बाद की date के voucher से बीच की sales/purchase का असर गड़बड़ हो जाता है। गिनती वाली date ही डालें, और उस दिन की बाकी entries पहले पूरी करें।

Supplier को लौटाए माल के लिए Physical Stock

Return का record नहीं बनता। लौटाया माल Rejection Out (Ctrl+F5) या Debit Note से करें।

FAQ

Physical stock voucher ki shortcut key kya hai?

Ctrl+F7. Gateway of Tally → Vouchers → Ctrl+F7, या Alt+G → Create Voucher → Ctrl+F7।

Physical Stock voucher में difference डालना है या पूरी quantity?

पूरी गिनी हुई quantity (Physical Stock) डालें। TallyPrime books और count का अंतर खुद adjust करता है।

Kya physical stock voucher se ledger entry banti hai?

नहीं, यह inventory voucher है। पर closing stock की quantity और value बदलती है, इसलिए Integrate Accounts with Inventory = No होने पर P&L के closing stock और gross profit पर असर आता है।

Physical Stock voucher के बाद की entries का क्या होगा?

उस date के बाद की purchase/sales entries नई counted quantity से आगे चलती हैं। इसलिए voucher उसी date का बनाएं जिस दिन गिनती हुई।

Godown-wise stock count कैसे डालें?

Physical Stock voucher में हर item के साथ godown (location) और batch चुनकर उस godown की गिनी हुई quantity डालें।

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