Voucher Entries

Journal Voucher in TallyPrime (F7) — Depreciation, Outstanding और Adjustment Entries

By Prakash Kumar Bengani — Tally Expert, 20+ yrs · Updated Oct 2026

Journal voucher TallyPrime में F7 से खुलता है। यह adjustment entries का voucher है, यानी ऐसे transactions जिनमें cash या bank से पैसा नहीं आता-जाता: depreciation, outstanding salary, prepaid rent, provision, या एक party का balance दूसरी party में transfer।

Path

Gateway of Tally → Vouchers → F7 (Journal). Journal हमेशा double entry में होता है: ऊपर By (Dr) और नीचे To (Cr)। Dr/Cr label चाहिए तो F12 में Use Cr/Dr instead of To/By during voucher entry = Yes करें। दोनों side का total बराबर हुए बिना voucher save नहीं होगा।

Journal में आने वाली typical entries

Adjustment	Dr	Cr
Depreciation	Depreciation (Indirect Expenses)	Computer / Furniture (Fixed Assets)
Outstanding salary	Salary (Indirect Expenses)	Salary Payable (Current Liabilities)
Prepaid rent	Prepaid Rent (Current Assets)	Rent
Bad debts written off	Bad Debts	Customer ledger
Party to party transfer	Party B	Party A

Step table

Step	क्या करें
1	F7, फिर F2 से date (year-end adjustment के लिए 31-Mar)
2	By/Dr line: debit ledger चुनें, amount डालें
3	To/Cr line: credit ledger चुनें, amount auto-fill होगा
4	Party ledger हो तो Bill-wise details (Agst Ref/New Ref)
5	Narration में कारण और calculation → Ctrl+A

Worked example

31 मार्च को Accurate Traders के computer (book value ₹30,000) पर 40% depreciation ₹12,000 लगाना है, और मार्च की salary ₹30,000 अभी देनी बाकी है।

Entry	Particulars	Dr (₹)	Cr (₹)
1	Depreciation (Indirect Expenses)	12,000
1	To Computer (Fixed Assets)		12,000
2	Salary (Indirect Expenses)	30,000
2	To Salary Payable (Current Liabilities)		30,000

दोनों entries से P&L में खर्च सही period में आ जाता है। अप्रैल में salary देने पर Payment (F5) में Salary Payable debit होगा, Salary नहीं। Journal की और entries (provision, accrued expenses, TDS adjustment) हमारी book “TallyPrime 7.0 सम्पूर्ण मार्गदर्शिका”, अध्याय 8 में हैं; year-end closing वाली adjustments Part 2 के year-end closing अध्याय में।

Common Mistakes

Cash/Bank payment को Journal में डालना

Cash Book और Bank Book में entry सही type से नहीं आती और BRS बिगड़ता है। पैसा गया या आया तो Payment (F5) / Receipt (F6)।

Sale या purchase को Journal से book करना

Stock update नहीं होता और GSTR-1/ITC reports अधूरी। Goods के लिए F8 / F9 ही इस्तेमाल करें।

Outstanding salary दो बार खर्च में

मार्च में journal के बाद अप्रैल payment में फिर Salary debit कर दी। Payment में Salary Payable debit करें।

FAQ

Journal voucher ki shortcut key kya hai?

F7. Gateway of Tally → Vouchers → F7 (Journal)।

Journal voucher kab use karte hain?

जब transaction में cash या bank का लेन-देन न हो, जैसे depreciation, outstanding expense, prepaid, provision, एक party का balance दूसरी party में transfer, या expense bill booking।

Depreciation की entry कैसे करें?

F7 में Dr Depreciation (Indirect Expenses), Cr संबंधित Fixed Asset ledger। आमतौर पर साल के अंत में।

Journal में Dr और Cr total अलग हों तो?

TallyPrime voucher save नहीं करेगा। दोनों side का total बराबर करना ज़रूरी है।

क्या GST वाला expense bill journal में डाल सकते हैं?

डाल सकते हैं, लेकिन ITC और GST reports के लिए Purchase voucher (Accounting Invoice mode) ज़्यादा साफ रहता है। Journal में GST ledgers डालने पर nature of adjustment सही set करना पड़ता है।

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