Voucher Approval TDL — TallyPrime में Maker-Checker Workflow
बड़े payment, discount वाले sales invoice या credit note — कई businesses में owner चाहता है कि ये entries उसकी मंज़ूरी के बिना final न हों। Voucher approval TDL TallyPrime में maker-checker workflow जोड़ता है: एक user entry करता है, दूसरा user check करके approve करता है, और तब तक voucher pending रहता है।
TallyPrime में built-in क्या है
- User Roles / Security Levels (Alt+K → User Roles): Create, Alter, Display, Print जैसी access user-wise allow/disallow।
- Back-dated vouchers पर रोक: Days Allowed for Back Dated Vouchers और Cut-off Date।
- Edit Log: किसने, कब voucher बनाया या बदला — version-wise history (Alt+Q)।
- Voucher Verification: vouchers पर Verified, On Hold, clarification जैसे status लगाकर review।
- Optional vouchers (Ctrl+L): draft entry जो books को affect नहीं करती।
ये सब मिलकर control और audit देते हैं। पर कोई भी built-in feature entry को approver की मंज़ूरी तक रोकता नहीं — यही gap TDL भरता है।
TDL से क्या जुड़ता है
| Feature | फ़ायदा |
|---|---|
| Pending → Approved / Rejected status | बिना मंज़ूरी कोई ज़रूरी entry final नहीं |
| Amount या voucher type के rule | सिर्फ़ बड़े या sensitive vouchers approval में जाएं, बाकी normal |
| Approval से पहले print/share/e-invoice पर रोक | Unapproved bill customer तक नहीं पहुँचता |
| Approval के बाद alteration lock | Approved voucher में चुपचाप बदलाव नहीं |
| Approver का नाम, समय और remarks | Audit में साफ़ रिकॉर्ड, Edit Log के साथ |
| Pending approval report | Approver को एक screen पर सारे pending vouchers |
यह किसके लिए है
Multi-branch businesses जहाँ entry branch में होती है और approval head office से, बड़ी accounts team वाली companies, contractors और infrastructure firms (payment approvals), trusts और NGOs, और वो owners जो हर payment पर नज़र रखना चाहते हैं।
हम कैसे बनाते हैं
- Requirement — कौन-से voucher types, कौन approver, amount limits और approval के बाद क्या lock होगा।
- Sample / demo — test company में maker और approver दोनों users से पूरा flow दिखाते हैं।
- Install — Security setup के साथ TDL load; multi-user या cloud पर test।
- Support — नए rule, नए user या release upgrade पर check।
Timeline approval levels और rules पर depend करती है; workflow जितना layered, उतना testing का समय।
हमें क्या भेजें
- Approval policy — किस voucher पर, किस amount से ऊपर, किसकी मंज़ूरी
- Users और उनके roles की list
- TallyPrime release और license (Gold multi-user है या Silver)
- Security (Control User Access) पहले से on है या नहीं
Common Mistakes
Security on किए बिना approval TDL लगाना
अगर सब एक ही login से काम करते हैं, तो maker और approver का फ़र्क ही नहीं बचता। पहले हर user का अलग login और सही Security Level बनाएं।
Cracked या unsupported TDL से control माँगना
Control वाली TDL में ही bug हो तो पूरा system भरोसे लायक नहीं रहता। Approval जैसे sensitive काम के लिए सिर्फ़ supported, release-matched TDL use करें।
FAQ
क्या TallyPrime में voucher approval का built-in option है?
How does a voucher approval TDL work?
क्या amount के हिसाब से अलग approver रख सकते हैं?
Will pending vouchers affect my reports?
Voucher approval TDL की cost?
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