नए Business का Accounting TallyPrime में कैसे शुरू करें — पहले 30 दिन का Plan

नए business में accounting पहले bill के दिन से शुरू होनी चाहिए, साल के अंत से नहीं। TallyPrime में पहले हफ़्ते company और GST setup करें, दूसरे हफ़्ते masters बनाएं, तीसरे हफ़्ते रोज़ की entry की आदत डालें और चौथे हफ़्ते पहला month-end close करें।

20+ साल में हमने देखा है कि नए businesses की सबसे बड़ी गलती “अभी तो शुरुआत है, हिसाब बाद में देखेंगे” होती है। छह महीने बाद bills का ढेर, GST notices और bank statement की लंबी list — फिर हफ़्तों का काम। पहले 30 दिन सही निकल गए तो बाकी साल आसान रहता है।

पहले 30 दिन — एक नज़र में

हफ़्ता	काम	TallyPrime में कहाँ
दिन 1–7	Company, GST, features	Alt+K (Company) → Create; F11 (Features)
दिन 8–14	Ledgers, stock items, opening balance	Alt+C (Create Master)
दिन 15–21	Sales, purchase, payment की रोज़ entry	Vouchers: F8, F9, F5, F6
दिन 22–30	BRS, GST returns की तैयारी, backup	Banking Activities, GST reports, Alt+Y (Data)

हफ़्ता 1: Company और GST setup

Company बनाएं: Alt+K → Create में नाम, address, state, financial year beginning और books beginning date भरें। Books beginning वही date रखें जिस दिन से हिसाब शुरू हो रहा है।
GST: GSTIN मिल गया है तो F11 → Enable Goods and Services Tax (GST) = Yes, फिर State, GSTIN, Registration Type (Regular/Composition) और GSTR-1 की periodicity भरें। पूरा तरीका GST registration setup guide में है।
Features: Stock रखते हैं तो inventory चालू रखें; उधारी पर बेचते हैं तो Enable Bill-wise entry = Yes करें। Cost centre, batch, multiple godown अभी नहीं — ज़रूरत पड़ने पर बाद में।
Invoice numbering: Sales voucher type में prefix के साथ automatic numbering रखें (जैसे AT/26-27/001)। GST invoice number financial year में unique होना चाहिए और 16 characters से ज़्यादा नहीं। Settings voucher numbering guide में।

हमारी book TallyPrime 7.0 सम्पूर्ण मार्गदर्शिका (अध्याय 5) में company बनाने का हर field screenshot के साथ समझाया है।

हफ़्ता 2: Masters — सिर्फ़ ज़रूरी वाले

पहले दिन 200 ledgers बनाने की ज़रूरत नहीं। ये 15–20 काफ़ी हैं:

Ledger	Group
Owner’s / Partners’ Capital	Capital Account
Business bank account	Bank Accounts
Customers	Sundry Debtors (bill-by-bill चालू)
Suppliers	Sundry Creditors
Sales / Purchase (GST rate-wise या एक)	Sales Accounts / Purchase Accounts
CGST, SGST, IGST	Duties & Taxes
Rent, Salary, Electricity, Telephone	Indirect Expenses

हर ledger का सही group कौन सा है, यह ledger group list में देखें। Stock items बनाते समय HSN और GST rate item में ही डाल दें — बाद में हर invoice पर tax अपने आप लगेगा।

Opening balance: अगर business पहले से कुछ दिन चल रहा है, तो books beginning date के bank, cash, capital, party और stock balances masters में भरें। Opening balance guide में तरीका है।

हफ़्ता 3: रोज़ की entry की आदत

नियम सीधा है — जिस दिन transaction, उसी दिन entry। शुरुआत इन चार vouchers से करें:

Sales (F8) — हर बिक्री का invoice TallyPrime से ही बनाएं।
Purchase (F9) — supplier का invoice number और date बिल्कुल bill जैसे भरें, वरना GSTR-2B मिलान में दिक्कत।
Payment (F5) और Receipt (F6) — bank से हर लेन-देन, bill-wise reference के साथ।
Narration में दो शब्द ज़रूर — “Cheque 004512, April rent”। छह महीने बाद यही आपको बचाएगा।

हफ़्ता 4: पहला month-end

Bank statement से BRS करें — हर entry की bank date मिलाएं।
Cash गिनें और TallyPrime के cash balance से मिलाएं।
GSTR-1 के लिए sales register देखें; purchase bills GSTR-2B से मिलाएं।
Trial Balance, P&L पर एक नज़र — कोई ledger गलत group में तो नहीं दिख रहा।
Backup: Alt+Y (Data) → Backup, और एक copy computer के बाहर।

यही routine हर महीने चलेगा — पूरी list हमारी monthly accounting checklist में है।

Owner के personal खर्च business में डालना

घर का राशन या personal phone bill business expense में जाए तो profit और tax दोनों गलत। ऐसे खर्च Drawings ledger में डालें, या personal account से ही दें।

Cash में बिक्री, पर entry “बाद में”

हफ़्ते के अंत तक कई cash bills भूल जाते हैं और cash book negative या गलत हो जाता है। हर दिन बंद होने से पहले cash entries पूरी करें।

Customer ledger में bill-by-bill बंद रखना

बाद में पता नहीं चलता कौन सा invoice कितने दिन से बाकी है। Sundry Debtors में Maintain balances bill-by-bill = Yes पहले दिन से।

FAQ

Naye business mein TallyPrime kab se shuru karein?

पहले bill या पहले खर्च के दिन से। Business registration और bank account खुलते ही company बना लें, ताकि capital, deposits और शुरुआती खर्च पहले दिन से records में रहें।

GST registration aane se pehle ki entries ka kya karein?

Company बनाकर entries शुरू कर दें। GSTIN मिलते ही F11 (Company Features) में Enable Goods and Services Tax (GST) = Yes करके GST Details भरें। Registration की effective date से पहले की बिक्री पर GST नहीं लगेगा — कौन सी date लागू है, CA से confirm करें।

Which ledgers should a new business create first?

Capital, Bank, Cash (पहले से होता है), मुख्य customers और suppliers, Sales और Purchase ledgers, GST ledgers (CGST, SGST, IGST), और rent, salary, electricity जैसे रोज़ के expenses। बाकी ज़रूरत पड़ने पर बनाते जाएं।

Business shuru karne se pehle ke kharche kaise record karein?

Incorporation, registration fees या shop setup जैसे खर्च सही ledger और group में दर्ज करें। कौन सा खर्च asset में जाएगा और कौन सा expense में, इसका treatment अपने CA से तय करवाएं।

पहले महीने के अंत में क्या check करें?

Bank balance statement से मिलाएं (BRS), cash balance गिनें, सारे purchase और sales bills दर्ज हैं यह देखें, GSTR-1 और GSTR-3B की तैयारी करें और backup लें।

नया business है और TallyPrime setup सही से करवाना है? Company, GST, ledgers और invoice format — पहले दिन से सही, हम करवा देते हैं।

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