Ledgers

Advance to Supplier Ledger किस Group में बनाएं? — TallyPrime

By Prakash Kumar Bengani — Tally Expert, 20+ yrs · Updated Oct 2026

Supplier advance का अलग ledger बनाना हो तो उसे Loans & Advances (Asset) में बनाएं, जो Current Assets का sub-group है। हमारी book के अध्याय 6 में भी Loans & Advances (Asset) के उदाहरण में “Advance to suppliers” दिया है। Practice में regular trade supplier के लिए आसान तरीका है कि advance उसी supplier के ledger (Sundry Creditors) में “Advance” bill reference से दें।

कौन सा तरीका कब?

Situation	Ledger / Group
Regular trade supplier, जल्दी bill आएगा	Supplier का ledger (Sundry Creditors), Type of Ref = Advance
बहुत से suppliers के advances एक जगह देखना	Advance to Suppliers — Loans & Advances (Asset)
Machine / building के लिए capital advance	Capital Advances — Loans & Advances (Asset)
Customer से मिला advance	Customer ledger (Sundry Debtors) या Current Liabilities

Supplier ledger वाले तरीके में bill आने पर Agst Ref से advance अपने आप adjust होता है और outstanding report साफ रहती है।

Ledger creation (TallyPrime 7.x)

Field	Value
Under	Loans & Advances (Asset)
Maintain balances bill-by-bill	Yes (party-wise tracking के लिए)
GST / TDS	लागू नहीं (advance ledger पर)

Worked entry: supplier को advance

Sharma Traders को order के against ₹25,000 advance Bank से दिया (Payment F5):

Particulars	Dr (₹)	Cr (₹)
Sharma Traders (Sundry Creditors) — Ref: Advance	25,000
SBI Current A/c (Bank Accounts)		25,000

बाद में ₹59,000 का purchase bill आया; Purchase voucher में Sharma Traders की bill allocation में ₹25,000 Agst Ref (advance) और ₹34,000 New Ref। अलग advance ledger इस्तेमाल किया हो तो bill आने पर Journal से Sharma Traders Dr, Advance to Suppliers Cr करें।

Goods के advance पर आपको GST नहीं देना। Service का advance हो और वो reverse charge में आती हो, तो advance पर भी GST liability बन सकती है।

Reports में कहाँ दिखेगा

अलग ledger: Balance Sheet → Assets → Current Assets → Loans & Advances (Asset)। Supplier ledger तरीका: Sundry Creditors group में उस supplier का Dr balance।

Common Mistakes

Advance को सीधे Purchase में debit करना

माल आया ही नहीं, फिर भी purchase बढ़ गया और stock mismatch। Advance asset है, purchase नहीं।

Advance देते समय On Account चुनना

Bill आने पर adjust करना मुश्किल होता है। Type of Ref = Advance चुनें।

Machine advance को Fixed Assets में डालना

Asset मिलने से पहले depreciation नहीं लग सकता। Capital Advances (Loans & Advances (Asset))।

FAQ

Advance to supplier ledger under which group in Tally?

If you keep a separate ledger, create it under Loans & Advances (Asset). For regular trade suppliers, it is simpler to pay the advance in the supplier’s own Sundry Creditors ledger using the Advance bill reference.

Supplier ledger में advance देने से balance Dr हो जाएगा, क्या गलत है?

नहीं। Sundry Creditors में किसी supplier का Dr balance मतलब आपने उसे advance दिया है। Bill आने पर Agst Ref से adjust हो जाएगा।

Is GST payable on advance paid to a supplier?

For goods, GST is not payable on advances. For services, the supplier pays GST on the advance; if the service is under reverse charge, you as recipient may have to pay GST on the advance.

Capital goods (machine) के लिए advance किस group में?

Machine के लिए दिया advance Capital Advance है। Loans & Advances (Asset) में अलग ledger बनाएं, Fixed Assets में तभी जाए जब machine मिल जाए।

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