TallyPrime से Report Excel/PDF में Export कैसे करें (Alt+E) — और Email (Ctrl+M) कैसे भेजें
Report खोलें → Alt+E (Export) → Current, या सीधे Ctrl+E दबाएं। Export screen पर C (Configure) से File Format — Excel, PDF, XML, JPEG, HTML, ASCII या JSON — और folder चुनें, फिर E दबाएं। Excel और PDF file export होते ही अपने आप खुल जाती है। वही report email करनी हो तो Ctrl+M दबाएं।
CA को Trial Balance Excel में चाहिए, customer को ledger statement PDF में, या bank को stock statement — TallyPrime में लगभग हर report इसी तरीके से बाहर आ जाती है। अलग से print करके scan करने की ज़रूरत नहीं।
Export menu (Alt+E) के options
| Option | किस काम का |
|---|---|
| Current (Ctrl+E) | अभी खुली report या voucher export |
| Others | Multi-account reports — जैसे Reminder Letters, Confirmation of Accounts |
| Masters / Transactions | Ledgers, items या vouchers का data (आमतौर पर XML) दूसरी company/software में ले जाने के लिए |
| Configuration | Location of Import/Export Files (default folder) और Open file after export |
Steps — Excel या PDF में export
| Step | क्या करें |
|---|---|
| 1 | Report खोलें (जैसे Alt+G → Balance Sheet), F2 से period set करें |
| 2 | Ctrl+E (या Alt+E → Current) |
| 3 | C (Configure) → File Format, Folder Path, File Name; report details जैसे detailed/condensed भी यहीं |
| 4 | E दबाकर export |
कौन सा format कब
| Format | Best use |
|---|---|
| Excel (.xlsx) | CA/auditor के लिए analysis, pivot, formulas |
| Customer को statement, bank को report — बदला न जा सके | |
| JPEG | WhatsApp पर एक page की report भेजनी हो |
| XML / JSON | दूसरे software या TallyPrime company में data |
| HTML / ASCII | Browser में देखना या पुराने software के लिए text |
Excel, PDF, HTML और single-page JPEG files export के बाद अपने आप खुलती हैं; XML, ASCII, JSON और multi-page JPEG में सिर्फ folder खुलता है।
Worked example — CA को Excel, customer को PDF
Year-end पर Accurate Traders के मालिक ने Trial Balance खोला → Ctrl+E → C में File Format = Excel, folder D:\CA-2026 → E। फिर Sales Register में Export for Pivot table = Yes करके महीने-वार pivot भेजा। Customer “Sharma Electronics” के ledger पर Ctrl+M दबाया, E-mail to में उसका email आया, Subject में “Ledger Statement” लिखा और M से भेज दिया। Ledger statement WhatsApp पर भेजना हो तो देखें Invoice/report WhatsApp व email पर share।
Report email करना (Ctrl+M / Alt+M)
- एक report या invoice: उसे खोलकर Ctrl+M।
- कई parties को reminder/confirmation: Alt+M (Share) → E-MAIL → Others।
- Screen पर E-mail from (profile), E-mail to, Subject और message भरें; C से period या report type बदलें; M से भेजें।
Gmail/Outlook के लिए पहली बार email profile बनाना होता है — browser से sign-in या App Password से। Email न जाए तो देखें Email errors।
Common Mistakes
Excel file पहले से खुली रखकर दोबारा export
“Unable to export” जैसा error आता है। पुरानी file बंद करें या file name बदलें। बाकी कारण: Export errors।
Folder path जो exist नहीं करता
Pen drive निकाल दी या folder हटा दिया तो export fail। Alt+E → Configuration में स्थायी folder दें।
Condensed report export करके detail माँगना
Screen पर जो दिखता है, वही export होता है। Export से पहले Alt+F5 (Detailed) से report खोलें या C में details on करें।
FAQ
How to export report from Tally Prime to Excel?
Tally Prime me report PDF me kaise save kare?
Export ki hui file kahan save hoti hai?
Can I email a report directly from TallyPrime?
Excel export me Pivot Table kaise banaye?
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