TallyPrime से Report Excel/PDF में Export कैसे करें (Alt+E) — और Email (Ctrl+M) कैसे भेजें

Report खोलें → Alt+E (Export) → Current, या सीधे Ctrl+E दबाएं। Export screen पर C (Configure) से File Format — Excel, PDF, XML, JPEG, HTML, ASCII या JSON — और folder चुनें, फिर E दबाएं। Excel और PDF file export होते ही अपने आप खुल जाती है। वही report email करनी हो तो Ctrl+M दबाएं।

CA को Trial Balance Excel में चाहिए, customer को ledger statement PDF में, या bank को stock statement — TallyPrime में लगभग हर report इसी तरीके से बाहर आ जाती है। अलग से print करके scan करने की ज़रूरत नहीं।

Export menu (Alt+E) के options

Option	किस काम का
Current (Ctrl+E)	अभी खुली report या voucher export
Others	Multi-account reports — जैसे Reminder Letters, Confirmation of Accounts
Masters / Transactions	Ledgers, items या vouchers का data (आमतौर पर XML) दूसरी company/software में ले जाने के लिए
Configuration	Location of Import/Export Files (default folder) और Open file after export

Steps — Excel या PDF में export

Step	क्या करें
1	Report खोलें (जैसे Alt+G → Balance Sheet), F2 से period set करें
2	Ctrl+E (या Alt+E → Current)
3	C (Configure) → File Format, Folder Path, File Name; report details जैसे detailed/condensed भी यहीं
4	E दबाकर export

कौन सा format कब

Format	Best use
Excel (.xlsx)	CA/auditor के लिए analysis, pivot, formulas
PDF	Customer को statement, bank को report — बदला न जा सके
JPEG	WhatsApp पर एक page की report भेजनी हो
XML / JSON	दूसरे software या TallyPrime company में data
HTML / ASCII	Browser में देखना या पुराने software के लिए text

Excel, PDF, HTML और single-page JPEG files export के बाद अपने आप खुलती हैं; XML, ASCII, JSON और multi-page JPEG में सिर्फ folder खुलता है।

Worked example — CA को Excel, customer को PDF

Year-end पर Accurate Traders के मालिक ने Trial Balance खोला → Ctrl+E → C में File Format = Excel, folder D:\CA-2026 → E। फिर Sales Register में Export for Pivot table = Yes करके महीने-वार pivot भेजा। Customer “Sharma Electronics” के ledger पर Ctrl+M दबाया, E-mail to में उसका email आया, Subject में “Ledger Statement” लिखा और M से भेज दिया। Ledger statement WhatsApp पर भेजना हो तो देखें Invoice/report WhatsApp व email पर share।

Report email करना (Ctrl+M / Alt+M)

एक report या invoice: उसे खोलकर Ctrl+M।
कई parties को reminder/confirmation: Alt+M (Share) → E-MAIL → Others।
Screen पर E-mail from (profile), E-mail to, Subject और message भरें; C से period या report type बदलें; M से भेजें।

Gmail/Outlook के लिए पहली बार email profile बनाना होता है — browser से sign-in या App Password से। Email न जाए तो देखें Email errors।

Common Mistakes

Excel file पहले से खुली रखकर दोबारा export

“Unable to export” जैसा error आता है। पुरानी file बंद करें या file name बदलें। बाकी कारण: Export errors।

Folder path जो exist नहीं करता

Pen drive निकाल दी या folder हटा दिया तो export fail। Alt+E → Configuration में स्थायी folder दें।

Condensed report export करके detail माँगना

Screen पर जो दिखता है, वही export होता है। Export से पहले Alt+F5 (Detailed) से report खोलें या C में details on करें।

FAQ

How to export report from Tally Prime to Excel?

Report खोलें, Alt+E → Current (या Ctrl+E) दबाएं, C (Configure) में File Format = Excel और folder चुनें, फिर E दबाकर export करें। Open file after export = Yes हो तो file अपने आप खुल जाती है।

Tally Prime me report PDF me kaise save kare?

वही तरीका — Ctrl+E → C → File Format में PDF चुनें → E। Print screen (Ctrl+P) से भी PDF बनती है, पर export से file सीधे चुने हुए folder में save होती है।

Export ki hui file kahan save hoti hai?

Alt+E → Configuration में Location of Import/Export Files में जो folder दिया है, वहीं। Export के समय C (Configure) में folder बदल भी सकते हैं।

Can I email a report directly from TallyPrime?

हाँ। Report खोलकर Ctrl+M दबाएं, E-mail from में profile, E-mail to, Subject और message भरें, फिर M दबाएं। Gmail/Outlook के लिए पहले email profile बनाना पड़ता है।

Excel export me Pivot Table kaise banaye?

Sales या Purchase Register export करते समय C (Configure) में Export for Pivot table = Yes करें। Excel में export होते ही pivot table बन जाता है।

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