Inventory Control Tips — TallyPrime से Dead Stock, Reorder और Physical Verification

Inventory control के दो दुश्मन हैं — godown में सालों पड़ा dead stock और वो item जो ठीक बिक्री के समय ख़त्म हो जाए। TallyPrime में Stock Ageing Analysis पहला पकड़ता है, Reorder Level और Reorder Status दूसरा; और physical verification यह पक्का करता है कि books और godown एक ही बात कह रहे हैं।

Trading और retail clients के साथ हमारा अनुभव है कि 15–25% stock value अक्सर ऐसे items में फँसी होती है जो छह महीने से नहीं बिके। Owner को यह तब पता चलता है जब बैंक stock statement माँगता है। हमारी book TallyPrime 7.0 सम्पूर्ण मार्गदर्शिका (अध्याय 10) में inventory का पूरा setup है; यहाँ हम control पर ध्यान दे रहे हैं।

Stock control की 5 reports

Report	क्या बताती है	कैसे खोलें
Stock Ageing Analysis	कौन सा माल कितने दिन से पड़ा है	Alt+G → Ageing Analysis
Reorder Status	किन items को order करना है	Display More Reports → Statement of Inventory → Reorder Status
Movement Analysis	कौन सा item कितना आया-गया (accounted transactions)	Ageing Analysis में Ctrl+H → Movement Analysis
Stock Summary	Quantity और value — godown/group-wise	Alt+G → Stock Summary
Negative Stock	Books में माइनस quantity — कहीं गलती है	Exception Reports → Negative Stock

1. Dead stock पकड़ें — Stock Ageing

Ageing Analysis में F6 से periods अपने business के हिसाब से रखें — FMCG के लिए 0–30/30–60/60+, hardware के लिए 0–90/90–180/180+। F7 से value भी दिखाएं, ताकि पता चले कितना पैसा फँसा है।

Batch चालू हो तो F9 (Ageing Style) में By Expiry Date या To be Expired से जल्दी expire होने वाले batches अलग दिखते हैं — pharma और food business के लिए सबसे काम की चीज़। Batch setup के लिए batch और expiry guide देखें।

Dead stock का क्या करें:

Combo offer या discount पर निकालें — cash वापस लाना ज़्यादा ज़रूरी है, margin नहीं।
Supplier से return/exchange की बात करें।
उस item की नई खरीद बंद करें — reorder level शून्य कर दें।
Damaged या obsolete माल के write-off और उसके GST treatment पर CA से बात करें।

2. Stock-out रोकें — Reorder Level

Reorder level वो quantity है जिससे नीचे जाते ही order देना है। TallyPrime में set करने का तरीका (help.tallysolutions.com के अनुसार):

Step	क्या करें
1	Alt+G → Alter Master → Reorder Level (Stock Item)
2	Item चुनें; Alt+S से Simple या Advance reorder
3	Reorder Quantity और Minimum Order Quantity भरें (Advance में period और criteria भी)
4	Ctrl+A से save

हमारी book में reorder level stock item के अंदर से set करने का तरीका लिखा है; TallyPrime 7.x में ऊपर वाला Reorder Level master ही सही रास्ता है। बहुत सारे items हों तो stock group या category स्तर पर भी reorder level दे सकते हैं।

फिर हर हफ़्ते Reorder Status खोलें और F8 (Reorder Only) दबाएं — सिर्फ़ वे items दिखेंगे जिनकी कमी है, pending purchase और sales orders को ध्यान में रखकर। एक अच्छा अंगूठे का नियम: reorder level = supplier के lead time में होने वाली बिक्री + थोड़ा safety stock।

3. Physical verification — books पर भरोसा

साल में एक बार पूरी गिनती (31 March), और महंगे/तेज़ चलने वाले items की हर महीने cycle count।
गिनती के दिन entries रोक दें, या count का समय साफ़ लिखें।
अंतर Physical Stock voucher (Ctrl+F7) में — गिनी हुई पूरी quantity डालें, difference नहीं।
बार-बार एक ही item में कमी आए तो कारण खोजें: चोरी, बिना bill के बिक्री, या unit की गड़बड़ (Box vs Pcs)।

4. Godown और negative stock

एक से ज़्यादा जगह माल है तो godowns बनाएं और transfer godown entry से करें। Negative stock को कभी ignore न करें — इसका मतलब है purchase छूटी, गलत godown चुना गया या date गलत है। कारण और fix negative stock guide में हैं।

Physical Stock से negative stock “छुपाना”

Quantity तो ठीक दिखेगी पर cost, ITC और profit गलत रहेंगे। असली छूटी purchase या गलत entry खोजकर सुधारें।

Reorder level एक बार set करके भूल जाना

Season बदला, बिक्री दोगुनी — पुराना level अब बेकार। हर quarter reorder levels review करें, या Advance reorder में consumption period के आधार पर रखें।

Unit की गड़बड़

Purchase Box में, sale Pcs में, बिना conversion — stock हमेशा गलत। Alternate unit और conversion stock item में सही भरें।

FAQ

Dead stock TallyPrime mein kaise pehchanein?

Alt+G (Go To) में Ageing Analysis खोलें और F6 से ageing periods (जैसे 0–90, 90–180, 180+ दिन) set करें। 180 दिन से ज़्यादा पुराना stock आम तौर पर dead या slow-moving होता है। Batch-wise ageing और expiry के लिए F11 में batches चालू होने चाहिए।

Reorder level TallyPrime mein kahan set karein?

Alt+G → Alter Master → Reorder Level (Stock Item) चुनें, item select करें और Reorder Quantity व Minimum Order Quantity भरें। Alt+S से Simple और Advance reorder के बीच बदल सकते हैं। Stock group या category के स्तर पर भी reorder level दिया जा सकता है।

Which report shows items that need to be ordered?

Reorder Status — Gateway of Tally → Display More Reports → Statement of Inventory → Reorder Status, या Alt+G में Reorder Status। F8 (Reorder Only) दबाने पर सिर्फ़ वे items दिखते हैं जिन्हें order करना है।

Physical stock verification kitni baar karein?

पूरे godown की गिनती साल में कम से कम एक बार (31 March) ज़रूरी है। महंगे और तेज़ चलने वाले items की हर महीने cycle count करें। अंतर Physical Stock voucher (Ctrl+F7) से दर्ज करें।

Kya negative stock ko ignore kar sakte hain?

नहीं। Negative stock का मतलब है कोई purchase छूटी है, गलत godown चुना गया है या date गलत है। इससे closing stock और gross profit दोनों गलत आते हैं। Exception Reports → Negative Stock से list निकालकर हर item ठीक करें।

Stock की reports पर भरोसा नहीं हो रहा, या reorder alert WhatsApp/screen पर चाहिए? हम TallyPrime में inventory setup और stock alert customisation करवा देते हैं।

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