Voucher Entries

Year-End Closing Entries in TallyPrime — Depreciation, Provisions, Prepaid और नए साल में जाना

By Prakash Kumar Bengani — Tally Expert, 20+ yrs · Updated Oct 2026

Year-end पर 31 March की date से Journal (F7) में depreciation, outstanding expenses, prepaid expenses और provisions की adjustment entries करें, फिर backup लेकर Alt+F2 से नया period शुरू करें। TallyPrime income-expense ledgers को खुद बंद करके profit को Balance Sheet में ले जाता है — अलग से “closing entry” नहीं करनी पड़ती; ledger balances, pending bills और orders नए साल में अपने आप आ जाते हैं।

Year-end checklist और settings

काम	कहाँ
Pending bills adjust	Alt+G → Outstanding Receivables / Payables
BRS पूरी	Alt+G → Banking Activities → Bank Reconciliation
Adjustment entries	Gateway of Tally → Vouchers → F7, date 31-Mar
Stock मिलान	Physical Stock voucher Ctrl+F7
GST returns reconcile	GSTR-1, GSTR-3B, GSTR-2B reports
Backup	Alt+Y (Data) → Backup
नया साल	Gateway → Alt+F2 (Period) या Alt+Y → Split

Journal में Dr/Cr label चाहिए तो F12 में “Use Cr/Dr instead of To/By during voucher entry” = Yes करें।

31 March की entries — step by step

Step	Entry	Dr	Cr
1	Depreciation	Depreciation (Indirect Expenses)	Asset ledger (Fixed Assets)
2	Outstanding salary/rent	Salary / Rent	Outstanding Expenses (Current Liabilities)
3	Prepaid insurance	Prepaid Expenses (Current Assets)	Insurance
4	Bad debts provision	Bad Debts	Provision for Bad Debts
5	Income tax provision	Income Tax (expense)	Provision for Tax (Provisions)

हर entry की narration में साफ़ लिखें, जैसे “Depreciation FY 2025-26 @10% on Plant & Machinery”। Rates और provision की रकम अपने CA से तय करें — TallyPrime में entry का तरीका ऊपर जैसा ही रहेगा।

Worked example

Accurate Traders, FY 2025-26: Plant & Machinery ₹2,50,000 पर 10% depreciation, मार्च की ₹45,000 salary unpaid, और ₹12,000 insurance premium अगले साल का।

Particulars (31-Mar-2026)	Dr (₹)	Cr (₹)
Depreciation A/c	25,000
To Plant & Machinery		25,000
Salary A/c	45,000
To Outstanding Salary		45,000
Prepaid Insurance	12,000
To Insurance A/c		12,000

इनसे FY 2025-26 का profit ₹58,000 कम (25,000 + 45,000 − 12,000) होगा। Alt+F2 से 1-Apr-2026 का period खोलते ही Outstanding Salary ₹45,000 Cr और Prepaid Insurance ₹12,000 Dr opening बनकर आएंगे; अप्रैल में salary देने पर Payment में Outstanding Salary debit करें। पूरा year-end chapter हमारी book “TallyPrime 7.0 सम्पूर्ण मार्गदर्शिका”, अध्याय 36 में है।

Common Mistakes

Audit से पहले Split Data कर देना

बाद में पिछले साल में correction मुश्किल हो जाता है। Books final होने तक Alt+F2 Period change ही इस्तेमाल करें।

Backup के बिना year change

कोई गड़बड़ी हुई तो वापसी का रास्ता नहीं। Period बदलने या split से पहले Alt+Y → Backup ज़रूर लें।

नए साल में invoice numbering वही चलती रहना

GST invoice series हर साल नई होनी चाहिए। Sales, Credit Note, Debit Note voucher types में numbering restart करें।

FAQ

Year end closing entries kaun si hoti hain?

मुख्य रूप से depreciation, outstanding (accrued) expenses, prepaid expenses, bad debts provision और income tax provision। ये सब 31 March की date पर Journal voucher (F7) से होती हैं।

क्या TallyPrime में closing entry से P&L बंद करना पड़ता है?

नहीं। TallyPrime nominal accounts को खुद बंद करके profit/loss को Balance Sheet के Profit & Loss A/c में ले जाता है। नए period में सिर्फ़ real/personal ledgers के balances carry forward होते हैं।

नए financial year में कैसे जाएं?

Backup लेकर Gateway of Tally पर Alt+F2 (Period) दबाएं और नए साल की From–To dates दें, जैसे 1-4-2026 से 31-3-2027। Ledger balances, pending bills और orders अपने आप आगे चले जाते हैं।

Split Data कब करें?

जब पिछले साल की books audit होकर final हो चुकी हों। Alt+Y (Data) → Split → पहले Verify Data, फिर Split Data में Split from date दें। Original data सुरक्षित रहता है और दो companies बनती हैं।

Closing stock की entry करनी पड़ती है क्या?

अगर inventory TallyPrime में ही maintain है तो नहीं — closing stock की value stock items से अपने आप आती है। बस physical count से मिलान करके अंतर Physical Stock voucher से ठीक करें।

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