Voucher Entries

Memorandum Voucher in TallyPrime — Memo Entry क्या है, कब और कैसे करें

By Prakash Kumar Bengani — Tally Expert, 20+ yrs · Updated Oct 2026

Memorandum (Memo) voucher TallyPrime में F10 (Other Vouchers) से खुलता है और यह किसी ledger balance या report पर असर नहीं डालता। जब कोई transaction अभी पक्की नहीं है, जैसे staff को खर्च के लिए advance दिया पर असली bill बाद में आएगा, या माल approval पर भेजा है, तब memo entry से उसका record रखें और बात पक्की होने पर regular voucher बनाएं।

Memorandum voucher कहाँ मिलेगा?

Gateway of Tally → Vouchers → F10 (Other Vouchers) → Memorandum। हमारी book में दी Ctrl+F10 पुराने Tally.ERP 9 का रास्ता है; TallyPrime 7.x में F10 की list से चुनना सबसे भरोसेमंद तरीका है।

Settings: अगर F10 की list में Memorandum न दिखे तो Alt+G → Alter Master → Voucher Type → Memorandum में Activate this Voucher Type = Yes करें।

Memo entry — step by step

Step	Field	क्या भरें
1	Voucher type	F10 → Memorandum
2	Date (F2)	Transaction की date
3	Dr ledger	Expense या party, जैसे Printing & Stationery
4	Cr ledger	Cash, Bank या party
5	Narration → Ctrl+A	Memo का कारण, फिर save

Worked example

1 अक्टूबर को office boy Raju को stationery खरीदने के लिए ₹2,000 cash दिए। कितना खर्च होगा अभी पता नहीं, इसलिए memo entry:

Particulars (Memorandum)	Dr (₹)	Cr (₹)
Printing & Stationery (Indirect Expenses)	2,000
To Cash (Cash-in-Hand)		2,000

3 अक्टूबर को Raju ₹1,850 का bill और ₹150 वापस लाया। अब memo को Payment (F5) voucher में बदलकर amount ₹1,850 करें:

Particulars (Payment)	Dr (₹)	Cr (₹)
Printing & Stationery	1,850
To Cash		1,850

Memo से convert करने का फायदा: पूरा trail एक ही voucher में रहता है और memo register साफ हो जाता है। Approval पर भेजे माल के लिए भी यही तरीका है: sale पक्की हुई तो Sales (F8) में बदलें, नहीं हुई तो memo delete या cancel कर दें।

Reports पर असर

Memo entry Trial Balance, P&L, Balance Sheet और Cash book किसी में नहीं आती। ये सब Display More Reports → Exception Reports → Memorandum Vouchers register में रहती हैं। “अगर यह entry होती तो” वाला असर देखना हो तो Scenario बनाकर उसमें Memorandum include करें।

Common Mistakes

Memo को असली खर्च समझ लेना

Month-end पर expense कम दिखता है क्योंकि memo books में नहीं जाता। हर महीने Memorandum register देखकर pending memos convert करें।

Convert करने की जगह नया voucher बनाना और memo छोड़ देना

Memo को Optional voucher से मिला देना

दोनों books से बाहर रहते हैं, पर Optional किसी भी voucher type पर Ctrl+L से लगता है और उसी type में regular होता है। Tentative खर्च के लिए memo, proforma invoice के लिए optional sales।

FAQ

Memorandum voucher ki shortcut key kya hai?

TallyPrime में Gateway of Tally → Vouchers → F10 (Other Vouchers) → Memorandum। Alt+G → Create Voucher → F10 से भी खुलता है।

Memo voucher से balance क्यों नहीं बदलता?

यही इसका काम है। Memorandum voucher ledgers में post नहीं होता, सिर्फ Memorandum register में रहता है। Effect देखना हो तो Scenario में include करें।

Memo voucher और Optional voucher में क्या अंतर है?

Memorandum एक अलग voucher type है। Optional कोई भी voucher (Sales, Payment आदि) हो सकता है जिसे Ctrl+L से optional mark किया गया हो। दोनों books पर असर नहीं डालते।

Memo voucher को regular में कैसे बदलें?

Memorandum Vouchers register से voucher खोलें, सही voucher type (जैसे F5 Payment) चुनें, amount ठीक करें और Ctrl+A से save करें। या memo delete करके नया regular voucher बनाएं।

Memorandum voucher कहाँ देखें?

Gateway of Tally → Display More Reports → Exception Reports → Memorandum Vouchers। Day Book में भी दिख सकता है।

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