TallyPrime में User, Password और Security Levels कैसे बनाएं — Owner vs Data Entry Rights

Alt+K (Company) → Create/Alter में Control User Access to Company Data = Yes करके पहले administrator बनाएं, फिर Alt+K → Users and Passwords में हर व्यक्ति का अलग user बनाएं। हर user को एक security level मिलता है — Owner को पूरा control, Data Entry को सीमित। कौन क्या देख या बदल सकता है, यह Alt+K → User Roles में तय होता है।

Shared computer या 3–4 लोगों वाले office में सबका एक ही login होना सबसे बड़ा risk है — गलत entry किसने की, पता ही नहीं चलता। अलग users से Edit Log में भी हर बदलाव user के नाम से दिखता है।

Step 1: Administrator और security चालू करना

Step	क्या करें
1	Alt+K → Create/Alter → company चुनें
2	Control User Access to Company Data = Yes
3	Username (Administrator) और Password भरें — यह user owner rights वाला होगा
4	Ctrl+A से save। अब company खोलते समय login माँगा जाएगा

Step 2: Security levels — Owner vs Data Entry

TallyPrime में default रूप से दो levels हैं: Owner और Data Entry। ज़रूरत हो तो Accountant, Auditor जैसे अपने levels भी बना सकते हैं।

Role	आम तौर पर क्या दें	कैसे set करें
Owner / Admin	पूरी access, users और security बदलना	Default — कुछ नहीं बदलना
Data Entry	आज की vouchers बनाना/बदलना, reports नहीं	Disallow: Full Access → Vouchers; Allow: Create/Alter → Vouchers
Auditor / CA	सिर्फ देखना और print	Disallow: Full Access → Vouchers; Allow: Display → Vouchers, Display/Print → reports

Level बनाने/बदलने के लिए: Alt+K → User Roles → level चुनें (नाम बदल सकते हैं) → Basic facilities of में वह role चुनें जिसकी default rights लेनी हैं → Allow/Disallow lists भरें → Ctrl+A।

Back-dated entries पर रोक

Data entry वाला पुरानी dates में entry न करे, इसके लिए User Roles में Days Allowed for Back Dated Vouchers (जैसे 2) या Cut-off Date for Back Dated Vouchers भरें। GST return file होने के बाद पिछले महीने में बदलाव रोकने का यह सबसे आसान तरीका है।

Step 3: User बनाना

Alt+K → Users and Passwords।
Security level चुनें, फिर Username और strong Password भरें।
ज़रूरत हो तो Remote Access, Browser Access या Local TDL Files की permission दें।
F12 से user को Active/Inactive करें और Password Policy लागू हो या नहीं, चुनें।
Ctrl+A से save।

User बदलना हो तो Alt+K → Change User; password बदलना हो तो Alt+K → Change Password। Expiry और first-login पर password बदलवाने का नियम Alt+K → Password Policy में है।

Worked example

Accurate Traders में तीन लोग हैं: मालिक (admin, Owner), Ravi (billing — Data Entry, back-dated 1 दिन) और CA (Auditor level — सिर्फ Display/Print)। Ravi Sales और Receipt बना सकता है पर Balance Sheet या Profit & Loss नहीं खोल सकता; CA सब देख सकता है पर कोई entry नहीं बदल सकता। ज़्यादा बारीक restrictions (जैसे किसी एक voucher type पर रोक) के लिए User Restriction TDL भी देख सकते हैं।

Common Mistakes

Admin password कहीं लिखा ही नहीं

Password भूलने पर company खोलना मुश्किल हो जाता है। Admin credentials किसी सुरक्षित जगह लिखकर रखें और data का backup नियमित लें।

सबको Owner level दे देना

फिर security का कोई मतलब नहीं रहता। Owner सिर्फ मालिक/senior accountant को, बाकी को Data Entry या custom level।

नया user बनाकर test न करना

Restriction गलत लगी हो तो बाद में पता चलता है। Alt+K → Change User से उस user से login करके जाँचें।

FAQ

How to create user and password in Tally Prime?

पहले Alt+K → Create/Alter में Control User Access to Company Data = Yes करके administrator username/password बनाएं। फिर Alt+K → Users and Passwords में security level चुनें, username और password भरें और Ctrl+A से save करें।

Tally Prime me data entry operator ko reports dekhne se kaise roke?

Alt+K → User Roles में Data Entry level खोलें। Disallow the following Facilities में Full Access के साथ वह report चुनें। Allow list में उसे न डालें, तो वह user report नहीं खोल पाएगा।

Owner aur Data Entry security level me kya fark hai?

Owner को पूरी access होती है — security settings, users, सारी reports और vouchers। Data Entry level पर सीमित access होती है और admin User Roles में तय करता है कि वह क्या बना, बदल या देख सकता है।

Back dated entry ko kaise rokein?

User Roles में उस level के लिए Days Allowed for Back Dated Vouchers में दिन भरें, या Cut-off Date for Back Dated Vouchers दें। ज़रूरत हो तो Disallow में Full Access → Back Dated Vouchers डालें।

Can I change my password in TallyPrime?

हाँ, Alt+K → Change Password में पुराना password डालकर नया password दो बार भरें। Admin Alt+K → Password Policy से expiry और first-login पर password बदलवाना set कर सकता है।

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