Voucher Entries

Voucher Numbering in TallyPrime — Automatic, Manual, Prefix/Suffix और Restart

By Prakash Kumar Bengani — Tally Expert, 20+ yrs · Updated Oct 2026

TallyPrime में voucher numbering हर voucher type में Method of Voucher Numbering से set होती है। Sales invoice के लिए Automatic (या Automatic (Manual Override)) रखें, prefix-suffix लगाएं और हर financial year में numbering 1 से restart करें, ताकि GST का unique-number नियम पूरा हो।

Setting कहाँ है?

Gateway of Tally → Alter → Voucher Types → Sales (या Alt+G → Alter Master → Voucher Type)। यहाँ ये चार methods मिलते हैं:

Method	कैसे चलता है	किसके लिए
Automatic	Tally खुद अगला number देता है, बदल नहीं सकते	Sales, receipts — जहाँ series सख्त चाहिए
Automatic (Manual Override)	Number अपने आप आता है पर overwrite कर सकते हैं; skip हुए number बाद में manually use हो सकते हैं	Pre-printed bill book से मिलान
Manual	हर बार number खुद टाइप करें	Purchase (supplier का bill no.)
Multi-user Auto	कई users एक साथ entry करें; number save होने पर मिलता है	Multi-user/Tally on Cloud billing

Manual Override और Multi-user Auto में Prevent creating duplicate Voucher Nos. = Yes रखें।

Step by step (Sales series)

Step	Field	क्या भरें
1	Method of Voucher Numbering	Automatic
2	Numbering behaviour on insertion/deletion	Renumber Vouchers (default) या Retain Original Voucher No.
3	Set/Alter additional numbering details	Yes
4	Starting Number, Width of Numerical Part, Prefill with zero	1, 4, Yes → 0001
5	Restart Numbering	Applicable From 1-Apr-2026, Starting Number 1, Periodicity Yearly
6	Prefix / Suffix Details	Applicable From 1-Apr-2026: AT/ और /26-27
7	Ctrl+A	Save, फिर F8 में number जांचें

Example

Accurate Traders का पहला invoice FY 2026-27 में AT/0001/26-27 बनेगा — 13 character, GST की 16 character सीमा के अंदर। Prefix के बाद “/” ज़रूर रखें, वरना number “AT0001” जैसा चिपका हुआ दिखेगा। 1 April 2027 को Restart Numbering में नई line (Starting Number 1) और suffix /27-28 जोड़ दें।

Unused number और audit

Retain Original Voucher No. behaviour में delete हुआ number खाली रहता है। Voucher type में Show unused voucher nos. in transactions for Retain Original Voucher No. behaviour = Yes करें, फिर नई entry में Ctrl+Alt+U दबाकर वह number चुनें। ध्यान दें: numbering method बदलने और renumbering, दोनों का असर Edit Log में दर्ज होता है, इसलिए साल के बीच method बार-बार न बदलें।

Common Mistakes

Prefix में financial year न डालना

अगले साल फिर 0001 आने पर पिछले साल का number दोहराया लगता है। Suffix /26-27 जैसा year जोड़ें या restart के साथ prefix बदलें।

16 character से लंबा invoice number

GSTR-1 और e-Invoice में error आता है। Prefix छोटा रखें, कुल 16 character के अंदर।

Sales में Manual numbering

Duplicate और छूटे number पकड़ में नहीं आते। Sales के लिए Automatic रखें।

FAQ

How to set automatic voucher numbering in Tally Prime?

Gateway of Tally → Alter → Voucher Types → Sales चुनें और Method of Voucher Numbering = Automatic करें, फिर Ctrl+A।

Invoice number में prefix और suffix कैसे लगाएं?

Voucher type में Set/Alter additional numbering details = Yes करें और Prefix Details व Suffix Details में Applicable From date के साथ text दें, जैसे AT/ और /26-27।

हर financial year में invoice number 1 से कैसे शुरू करें?

Additional numbering details की Restart Numbering details में Applicable From 1-Apr और Starting Number 1 दें, Periodicity Yearly रखें।

What is Ctrl+Alt+U in Tally Prime?

Voucher entry में Ctrl+Alt+U से Unused Voucher No. चुनते हैं — delete से बचे number को नए voucher को देने के लिए। इसके लिए Retain Original Voucher No. behaviour और Show unused voucher nos. setting Yes होनी चाहिए।

GST invoice number कितने character का हो सकता है?

GST नियम में invoice number अधिकतम 16 character, financial year में unique, और सिर्फ letters, numbers, – और / से बना हो सकता है।

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