Voucher Entries

Bill-wise Details in TallyPrime — New Ref, Agst Ref, Advance और On Account

By Prakash Kumar Bengani — Tally Expert, 20+ yrs · Updated Oct 2026

Bill-wise details से TallyPrime में हर party का हिसाब bill-by-bill चलता है — कौन सा invoice कितना pending है, कितने दिन से। Invoice पर New Ref, उस invoice का पैसा आने/जाने पर Agst Ref, invoice से पहले मिला/दिया पैसा Advance, और किसी bill से न जुड़ा पैसा On Account चुनें।

Setting कहाँ है?

Setting	कहाँ
Enable Bill-wise entry = Yes	F11 (Features) → Accounting
Maintain balances bill-by-bill = Yes, Default credit period	Party ledger (Sundry Debtors/Creditors) alteration
Use default Bill-wise details for Bill Allocation	Sales/Purchase voucher में F12 — Agst Ref चाहिए तो No

चारों Type of Ref

Type of Ref	कब	आम voucher
New Ref	नया bill/invoice बना	Sales, Purchase
Agst Ref	किसी खुले bill या advance के against adjust	Receipt, Payment, Credit/Debit Note, Sales (advance adjust)
Advance	Invoice से पहले पैसा मिला/दिया	Receipt, Payment
On Account	पैसा किसी bill से नहीं जुड़ा; bill-wise चालू करने से पहले की entries भी इसी में	कोई भी

Step by step

Step	क्या करें
1	F11 और party ledger की settings करें
2	Invoice में party amount पर Enter → Bill-wise Details screen
3	Type of Ref चुनें, Name (bill no.), Due date, Amount भरें
4	Receipt/Payment में Agst Ref → Pending Bills list से bill चुनें
5	Ctrl+A; Display More Reports → Statements of Accounts → Outstandings में जांचें

Example

Date	Entry	Type of Ref	Ramesh Electronics pending
2 May	Receipt ₹20,000 (order पर advance)	Advance	₹20,000 advance
10 May	Sales AT/0145 ₹1,18,000	Agst Ref ₹20,000 (advance) + New Ref AT/0145 ₹98,000	₹98,000
25 May	Receipt ₹50,000	Agst Ref AT/0145	₹48,000
28 May	Receipt ₹5,000, किसी bill का ज़िक्र नहीं	On Account	₹48,000 bill + ₹5,000 On Account (net ₹43,000)

10 May वाले invoice में Agst Ref लगाने के लिए पहले F12 में Use default Bill-wise details for Bill Allocation = No किया। हमारी book (अध्याय 11) में भी यही सलाह है: party amount पर bill number ज़रूर भरें ताकि payment के समय वही bill select हो।

Common Mistakes

हर receipt On Account में डालना

Party का कुल balance तो सही दिखता है पर कौन सा bill overdue है पता नहीं चलता। Receipt पर Agst Ref से bill चुनें।

Advance को बाद में adjust न करना

Advance और invoice दोनों अलग-अलग pending दिखते हैं। Invoice में Agst Ref से advance adjust करें।

Bill name में गड़बड़ (AT145 vs AT/0145)

Pending list में एक ही bill दो बार दिखता है। Bill name हमेशा invoice number जैसा रखें।

FAQ

How to enable bill-wise details in Tally Prime?

F11 (Features) में Enable Bill-wise entry = Yes करें, फिर party ledger में Maintain balances bill-by-bill = Yes और ज़रूरत हो तो Default credit period दें।

New Ref और Agst Ref में क्या अंतर है?

New Ref नया bill बनाता है (आम तौर पर sales/purchase invoice पर)। Agst Ref किसी पहले से खुले bill के against पैसा adjust करता है (receipt/payment पर)।

Advance कब चुनें?

जब invoice बनने से पहले customer पैसा दे या आप supplier को पहले पैसा दें। बाद में invoice में Agst Ref से उस advance को adjust करें।

What is On Account in bill-wise?

ऐसा पैसा जो किसी खास bill से जुड़ा नहीं है। Party के कुल balance में गिना जाता है पर किसी bill को clear नहीं करता।

Sales invoice में सिर्फ New Ref क्यों आ रहा है?

Voucher में F12 → Use default Bill-wise details for Bill Allocation = Yes होने पर invoice New Ref से save होता है। Agst Ref (advance adjust) के लिए इसे No करें।

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