Ledgers

Security Deposit Ledger किस Group में बनाएं? — TallyPrime

By Prakash Kumar Bengani — Tally Expert, 20+ yrs · Updated Oct 2026

आपके द्वारा दिया गया Security Deposit (landlord, electricity board, telephone, supplier को) Deposits (Asset) group में बनाएं, जो Current Assets का sub-group है। अगर deposit आपने किसी से लिया है (tenant, dealer, distributor से) तो वो देनदारी है और Current Liabilities में जाता है।

Given vs Received

Situation	Group	Nature
Rent deposit दिया landlord को	Deposits (Asset)	Asset (Dr)
Electricity / telephone connection deposit	Deposits (Asset)	Asset (Dr)
Tender EMD / earnest money	Deposits (Asset)	Asset (Dr)
Tenant से लिया deposit	Current Liabilities	Liability (Cr)
Dealer / distributor से लिया deposit	Current Liabilities (long term हो तो Loans (Liability))	Liability (Cr)

हमारी book TallyPrime 7.0 सम्पूर्ण मार्गदर्शिका के service organisation वाले उदाहरण में Security Deposit (Asset) को Loans & Advances (Asset) में रखा गया है। दोनों groups Current Assets के अंदर हैं; refundable deposits के लिए Deposits (Asset) ज़्यादा साफ है। Schedule III में long-term deposit non-current asset के रूप में दिखाया जाता है, जिसे CA final accounts में classify करते हैं।

Ledger creation (TallyPrime 7.x)

Field	Value
Under	Deposits (Asset) — दिया गया / Current Liabilities — लिया गया
Maintain balances bill-by-bill	No (कई deposits हों तो हर एक का अलग ledger)
Opening Balance	पहले से दिया deposit, Dr
GST / TDS	लागू नहीं

Worked entry: rent deposit देना और वापस मिलना

नए office के landlord को 3 महीने का deposit ₹1,80,000 Bank से दिया (Payment F5):

Particulars	Dr (₹)	Cr (₹)
Security Deposit – Office Rent (Deposits (Asset))	1,80,000
HDFC Current A/c (Bank Accounts)		1,80,000

Office छोड़ने पर ₹1,65,000 वापस मिले, ₹15,000 painting के लिए काटे (Receipt F6):

Particulars	Dr (₹)	Cr (₹)
HDFC Current A/c	1,65,000
Repairs & Maintenance (Indirect Expenses)	15,000
Security Deposit – Office Rent		1,80,000

Reports में कहाँ दिखेगा

दिया गया: Balance Sheet → Assets → Current Assets → Deposits (Asset)। लिया गया: Liabilities → Current Liabilities। P&L में सिर्फ forfeited/काटा गया हिस्सा आता है।

Common Mistakes

Deposit को Rent expense में डालना

Refundable रकम खर्च नहीं है; profit कम दिखेगा। Deposits (Asset) में रखें।

Tenant से मिला deposit Indirect Incomes में डालना

वो लौटाना है। Current Liabilities में रखें, income तभी जब forfeit हो।

सारे deposits एक ही ledger में

कौन सा deposit किसके पास है, पता नहीं चलता। हर deposit का अलग ledger।

FAQ

Security deposit ledger under which group in Tally?

A deposit you give (to a landlord, electricity board or supplier) goes under Deposits (Asset), a sub-group of Current Assets. A deposit you receive from a tenant or dealer goes under Current Liabilities.

Deposits (Asset) और Loans & Advances (Asset) में से कौन सा?

दोनों Current Assets के sub-group हैं। Refundable deposits के लिए Deposits (Asset) सबसे उपयुक्त है; हमारी book के एक उदाहरण में इसे Loans & Advances (Asset) में भी रखा गया है, दोनों से Balance Sheet सही बनती है।

Is GST applicable on security deposit?

A genuinely refundable security deposit is not consideration for a supply, so GST is generally not charged on it. If it is adjusted against rent or bills, GST applies at that time.

Deposit वापस न मिले (forfeit) तो?

जितना वापस नहीं मिला उसे Indirect Expenses में write off करें (Journal: Expense Dr, Security Deposit Cr)।

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