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Repairs Maintenance Ledger किस Group में बनाएं? — TallyPrime

By Prakash Kumar Bengani — Tally Expert, 20+ yrs · Updated Oct 2026

Office, building, computer, furniture और vehicle की Repairs & Maintenance ledger Indirect Expenses में बनाएं (Profit & Loss A/c)। Factory machinery की repairs को कई manufacturers Direct Expenses में रखते हैं क्योंकि वो production cost है; दोनों practice मान्य हैं, बस हर साल एक जैसा रखें।

Repair या Capital expenditure?

यही सबसे बड़ा सवाल है। AC की gas भरवाना, printer ठीक करवाना, दीवार की painting, vehicle servicing: ये revenue खर्च हैं, Repairs में। नया compressor, machine का पूरा overhaul जिससे capacity बढ़े, नई floor/extension: ये asset की value बढ़ाते हैं, इसलिए Fixed Assets में जुड़ेंगे और उन पर depreciation लगेगा।

Expense	Group
Office/building/computer repairs	Indirect Expenses
Factory plant & machinery repairs	Direct Expenses (practice varies)
Vehicle servicing	Indirect Expenses (Vehicle Running)
Major upgrade / life बढ़ाने वाला खर्च	Fixed Assets (capitalise)

Ledger creation (TallyPrime 7.x)

Field	Value
Under	Indirect Expenses
Inventory values are affected	No
GST Applicability	Applicable
Type of Supply	Services (spares अलग bill में हों तो Goods)
Is TDS Applicable	Contractor/AMC को payment पर Applicable
Maintain balances bill-by-bill	No

Worked entry: AC repair bill

Office AC की servicing और repair का bill ₹6,000 + CGST ₹540 + SGST ₹540, technician को Bank से pay (Payment F5):

Particulars	Dr (₹)	Cr (₹)
Repairs & Maintenance (Indirect Expenses)	6,000
Input CGST	540
Input SGST	540
ICICI Current A/c (Bank Accounts)		7,080

Machine में ₹2,50,000 का नया motor लगा जिससे capacity बढ़ी, तो वो Plant & Machinery (Fixed Assets) में debit होगा, Repairs में नहीं।

Reports में कहाँ दिखेगा

Profit & Loss A/c → Indirect Expenses → Repairs & Maintenance। Factory repairs Direct Expenses में रखी हों तो Trading section में, Gross Profit से पहले।

Common Mistakes

Capital खर्च को Repairs में डालना

Profit कम और asset कम दिखेगा; tax audit में disallow हो सकता है। Life/capacity बढ़ाने वाला खर्च = Fixed Assets।

Factory repairs को Indirect Expenses में डालना (manufacturer)

Production cost कम दिखेगी। CA की policy के अनुसार Direct Expenses में।

Contractor repair पर TDS भूलना

Repair contract पर contractor वाला TDS लग सकता है। Threshold check करके TDS set करें।

FAQ

Repairs and maintenance ledger under which group in Tally?

Indirect Expenses for office, building, computer and vehicle repairs. Repairs of production machinery are often kept under Direct Expenses; practice varies, so follow your CA consistently.

Repair और नया part लगाने में फर्क?

जो खर्च asset को सिर्फ चालू हालत में रखे वो repair (revenue) है। जो asset की life या capacity बढ़ाए, जैसे नया engine, वो capital expenditure है और Fixed Assets में जाता है।

Building repair पर GST input मिलेगा?

Routine repair पर आमतौर पर मिलता है। लेकिन जो खर्च building (immovable property) बनाने या capitalise होने में जाए, उस पर ITC blocked है।

Does AMC go in the same ledger?

You can keep AMC in Repairs & Maintenance or in a separate AMC Charges ledger under Indirect Expenses. A contractor’s AMC may attract TDS.

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